Você está se sentindo sobrecarregado com a logística de agendar reuniões do Microsoft Teams? Este guia elimina a confusão e permite que você simplifique o processo de convite para reuniões. Você obterá informações valiosas sobre como convidar participantes externos, descobrir o potencial oculto da ferramenta de agendamento integrada do Teams e descobrir soluções para problemas comuns de gerenciamento de reuniões.
Se você é um usuário experiente do Teams ou está apenas começando, este guia abrangente fornece o conhecimento necessário para agendar reuniões eficazes e produtivas. Portanto, continue lendo para desvendar os segredos para facilitar o gerenciamento de reuniões do Microsoft Teams.
Como agendar uma reunião em equipes
Agendar uma reunião do Microsoft Teams é um processo simples que permite que você se conecte com colegas, clientes e participantes externos sem problemas. Veja os detalhes de como agendar uma reunião do Teams:
No aplicativo Teams (calendário)
Veja como configurar e agendar uma reunião usando seu calendário:
1. Inicie o Microsoft Teams em seu dispositivo.
2. Na barra lateral esquerda, selecione o ícone Calendário.
3. Clique em “Nova reunião”.
4. Preencha as informações da reunião, convide participantes e adicione um nome para a reunião.
5. Pressione “Salvar” depois de preencher os detalhes.
6. Essa ação finalizará a configuração e enviará um convite para a caixa de entrada do Microsoft Outlook de todos os participantes com o link da reunião.
Use um canal de equipes
Se você estiver usando um plano pago do Microsoft Teams, poderá organizar reuniões nos canais aos quais pertence, permitindo que todos no canal entrem no bate-papo da reunião e participem. Para fazer isso:
- Abra o Microsoft Teams.
- Selecione a equipe em que você deseja realizar a reunião.
- Escolha um dos seus canais ou o canal Geral dentro da equipe.
- Clique na seta suspensa ao lado do botão Reunir.
- Selecione “Agendar uma reunião”.
- Preencha o formulário de Nova Reunião com todos os detalhes necessários.
- Pressione “Enviar”.
Lembre-se de que, quando você convida pessoas para um canal, ele fica visível e pode ser acessado por todos os membros convidados do canal.
No aplicativo Outlook
Para criar e agendar reuniões usando o Outlook, siga estas etapas:
1. Abra o Outlook na sua área de trabalho ou acesse o Outlook na Web.
2. Selecione o ícone Calendário localizado no canto inferior esquerdo.
3. Na visualização do Calendário, clique ou toque em “Novo evento” no canto superior direito.
4. Uma janela de reunião aparecerá no Outlook.
5. Insira um título para sua reunião no formulário de agendamento.
6. Adicione participantes digitando seus nomes e escolhendo-os nas sugestões de preenchimento automático ou inserindo seus endereços de e-mail.
7. Escolha a data, a hora de início e a hora de término.
8. O botão de reunião de equipes será ativado quando os participantes forem adicionados, tornando este evento uma reunião de equipes.
9. Inclua uma descrição ou anexe os documentos necessários antes de enviar o link da reunião.
Conclusão
Ao entender como agendar uma reunião do Microsoft Teams e aproveitar a ferramenta de agendamento integrada do Microsoft Teams, você tem a base para uma reunião produtiva. No entanto, para maximizar a eficiência da sua equipe e capturar todos os detalhes, considere adicionar o Bluedot ao seu kit de ferramentas.
Embora o Microsoft Teams ofereça o básico funcionalidade de gravação, o Bluedot vai além da simples captura. Com o Bluedot, você pode gravar suas reuniões de equipes diretamente do seu navegador e aproveitar recursos poderosos de IA, como transcrição, resumo automático de reuniões, modelos de reunião, e-mails automatizados, e espaço de armazenamento seguro.
Isso simplifica o processo de captura das principais conclusões e itens de ação, garantindo que todos aproveitem ao máximo seu valioso tempo de reunião. Portanto, deixe de lado os blocos de notas e a reprodução sem fim — o Bluedot é a solução completa para gravação perfeita e acompanhamento simplificado de suas reuniões do Microsoft Teams.
Perguntas frequentes
Você pode convidar participantes externos?
Sim, você pode convidar participantes externos para participar de uma reunião do Teams. Ao adicionar participantes, basta inserir os endereços de e-mail dos participantes externos. Eles receberão um convite com um link para participar da reunião.
O Microsoft Teams tem uma ferramenta de agendamento de reuniões?
O próprio Microsoft Teams tem uma ferramenta de agendamento de reuniões integrada. Você pode acessá-lo de algumas maneiras diferentes:
- Diretamente nas equipes: clique no ícone do calendário e selecione “Nova reunião”.
- Na conversa de bate-papo do Teams: Abra o bate-papo com os participantes com os quais você deseja se reunir, clique no menu “...” e selecione “Agendar uma reunião”.
As duas opções de reunião permitem que você defina a data, a hora e o título e convide participantes (internos e externos). Há até opções para reuniões recorrentes e adição de um canal à guia de reuniões.
Onde está o calendário no Teams?
O calendário no Microsoft Teams está localizado no lado esquerdo da janela do aplicativo. Geralmente é representado por um ícone de calendário.
Em alguns casos, você pode ter minimizado a janela do aplicativo Teams. Se você não conseguir ver os ícones à esquerda, tente clicar nas três linhas horizontais no canto superior esquerdo para expandir o menu e revelar o ícone do calendário.
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