Ter um modelo de reunião individual significa que gerentes e funcionários podem ter conversas estruturadas e significativas. Um bom modelo oferece uma visão perfeita dos principais momentos, como feedback, desempenho da equipe, desenvolvimento de carreira, desempenho dos funcionários, metas pessoais e pontos problemáticos comuns, como expectativas pouco claras ou pontos de discussão.
Ao realizar reuniões individuais, você pode criar uma comunicação aberta e resolver problemas relacionados a reuniões improdutivas ou desalinhamento com um subordinado direto. Continue lendo para descobrir ferramentas e dicas para criar um modelo excepcional de agenda de uma reunião que impulsionará o crescimento da produtividade dos funcionários, agregará valor a longo prazo e melhorará o relacionamento entre equipes e indivíduos.
O que é uma reunião individual?
Uma reunião individual com uma pauta definida e uma reunião ou conversa recorrente entre um membro subordinado direto ou funcionário e um gerente. Elas são diferentes das reuniões gerais da equipe, pois se concentram nos desafios, metas de carreira e aspirações individuais em um ambiente privado. Eles também discutirão os KPIs (indicadores-chave de desempenho) dos membros da equipe que se alinharão às suas metas. As reuniões individuais impulsionam e melhoram a cultura e a dinâmica da equipe, o engajamento dos funcionários e o desenvolvimento e crescimento dos funcionários, falando sobre feedback, aspirações de carreira e metas pessoais.
Tipos de modelos de reuniões individuais
Definição e planejamento de metas do OKR
Esta reunião trata do alinhamento das metas e objetivos de um funcionário com a organização da empresa. Geralmente é usado para definir resultados claros que sejam mensuráveis e garantir que gerentes e funcionários sempre saibam quais são suas responsabilidades. Essas reuniões são para esclarecer expectativas, responsabilizar as pessoas, discutir pontos de discussão, incentivar os funcionários a trocar feedback e acompanhar o progresso.
Reunião de crescimento de carreira
Essas reuniões são para ajudar os funcionários a crescer falando sobre metas e aspirações. Eles ajudam a identificar lacunas em suas habilidades e a explorar oportunidades de crescimento e avanço profissional. Eles são perfeitos para planejar planos de carreira de longo prazo, oportunidades e necessidades imediatas de desenvolvimento profissional e criar um plano de ação.
Reunião de integração e treinamento
As reuniões de integração ajudam os novos membros da equipe a se familiarizarem com a empresa e a nova equipe à qual se juntarão. Essas reuniões tratam de entender a função, abordar questões e analisar o cronograma de treinamento. Essas reuniões são para definir o tom de engajamento e produtividade de toda a equipe de novos funcionários durante as primeiras semanas.
Reunião de brainstorming
As reuniões de brainstorming são o lugar para se reunir e ter novas ideias e pensamentos. Essas reuniões são para incentivar conversas abertas e colaboração para encontrar soluções para novos projetos ou tarefas entre duas pessoas.
Reunião de bem-estar dos funcionários
Essas reuniões são sobre o bem-estar profissional e pessoal de um funcionário. Essa é a maneira do gerente de verificar a carga de trabalho de um funcionário para equilibrar os níveis de estresse e a satisfação geral no trabalho. Eles são um espaço privado para os funcionários desabafarem e um espaço para os gerentes validarem, tranquilizarem e fornecerem feedback sobre o desempenho.
Reunião sem escalas
Essas reuniões servem para que os líderes seniores tenham uma discussão completa com um funcionário dois níveis abaixo em um espaço dedicado, ignorando os gerentes imediatos. Eles servem para que os gerentes produtivos coletem feedback construtivo e não filtrado, construam relacionamentos e entendam a dinâmica da equipe em todas as camadas organizacionais. Eles podem até mesmo incluir falar sobre a filosofia de remuneração da empresa.
Reunião de resolução de problemas
Essas reuniões são para abordar um desafio específico que uma equipe ou funcionário está enfrentando. Eles devem discutir possíveis soluções, identificar problemas e decidir o caminho a seguir. Esses Modelos de reunião individuais funcionam bem para engenheiros de software. As reuniões de resolução de problemas promovem a resolução proativa de conflitos, o respeito mútuo e o trabalho em equipe nos relatórios de status.
Como usar o modelo de reunião individual
Etapa 1. Marque uma reunião individual
Comece criando um modelo de reunião individual que seja relevante para o que você discutirá em uma reunião. Você deve incluir:
- Desenvolvimento de carreira, que incluirá suas aspirações e objetivos.
- Analise as tarefas e projetos da semana anterior e veja seu status atual.
- Faça anotações e identifique desafios, dê feedback e defina metas e expectativas para a próxima atualização.
Etapa 2. Faça o um-a-um
Durante a reunião:
- Encontre um espaço silencioso, virtual ou presencial, e escolha um horário que funcione para que ambas as partes sejam privadas.
- Ouça ativamente para mostrar respeito e comunicação aberta.
- Analise as tarefas concluídas, os desafios do dia a dia do trabalho e os esforços dos funcionários.
- Dê feedback sobre o desempenho, tente abordar as preocupações e explore o planejamento de carreira para o futuro e o desenvolvimento profissional.
- Use essa sessão focada em conversas para mostrar interesse genuíno no crescimento pessoal e nas aspirações do funcionário.
Etapa 3. Resuma e compartilhe com o participante
Após a última reunião de:
- Resuma os pontos-chave, como tópicos, metas e itens de ação para a reunião futura.
- Compartilhe as notas, os destaques e os resumos com o participante para que vocês dois saibam o que foi discutido.
- Use o feedback para refinar os futuros e ter uma cultura empresarial mais eficaz.
- Planeje reuniões quinzenais para garantir que seu funcionário se sinta valorizado ao concluir as tarefas.
Diretrizes para reuniões individuais
Um bom modelo de reunião individual sempre tem uma verificação pessoal em:
- Revisão de projetos anteriores e recentes
- Fale sobre as atualizações de status da semana passada e analise os obstáculos e conquistas da reunião anterior.
- Aspirações e metas de carreira
- Tente explorar oportunidades de crescimento para seus funcionários, como metas profissionais e aspirações de carreira dentro da empresa.
- Estabeleça expectativas e dê feedback.
- Troque feedback e conselhos e responda a quaisquer perguntas que você precise esclarecer para a próxima reunião.
- Comece com os pontos da agenda.
- Permita que seu funcionário compartilhe suas preocupações e tópicos para discussão em um espaço seguro para incentivar uma conversa aberta.
Dicas para reuniões individuais
- Concentre-se em seus funcionários.
- Passe a maior parte do tempo da reunião ouvindo seu funcionário e entendendo a perspectiva de seus subordinados diretos.
- Fale sobre seu trabalho diário, projetos atuais e quais desafios eles estão enfrentando no local de trabalho.
- Pratique a escuta ativa
- Você pode ouvir ativamente fazendo perguntas abertas e mantendo contato visual. Não interrompa quando eles estiverem falando.
- Mostre que você está interessado nos comentários e opiniões deles.
- Desenvolvimento da carreira
- Fale sobre sua carreira, metas e metas de longo prazo.
- Crie oportunidades para melhorar suas habilidades sociais e seu desenvolvimento.
- Dê feedback
- Feedback equilibrado sobre seus pontos fortes, o que eles poderiam melhorar e como podem melhorar essas coisas.
- Dê exemplos de como melhorar certos obstáculos.
- Incentive a comunicação aberta
- Seja gentil e convide seus funcionários para conversar com você sobre equilíbrio e engajamento entre trabalho e vida pessoal.
- Peça a seus funcionários que compartilhem suas ideias sobre carga de trabalho, dinâmica e desenvolvimento.
Conclusão
Ter um modelo individual para gerentes e membros da equipe é a melhor maneira de abrir a comunicação e construir relacionamentos entre os dois. Ter um tempo dedicado e um espaço seguro para compartilhar seus medos, sonhos e objetivos. Por sua vez, o um-a-um pode preencher a lacuna de falta de comunicação.
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