As atas das reuniões de construção são registros que ajudam a documentar decisões e informações ausentes, como discussões importantes durante as reuniões. Essas atas de reuniões de construção dão uma ideia de até onde um projeto avançou, aceleram a comunicação e responsabilizam as pessoas que têm responsabilidades. Ao manter minutos curtos e curtos, as equipes podem resolver disputas e falhas de comunicação.
Nosso guia tem muito valor quando se trata de criar documentos e atas de reuniões estruturadas para que seus projetos permaneçam atualizados e transparentes e você permaneça organizado. Continue lendo para obter modelos e dicas práticas para simplificar o planejamento do projeto e o processo de documentação.
Por que atas de reuniões de construção?
Registros legais:
Em caso de disputas com outras partes, as atas das reuniões do canteiro de obras são documentação legal, notas e registros, portanto, cada decisão e acordo são registrados adequadamente para os tópicos discutidos.
Assumindo a responsabilidade:
Os prazos e as tarefas são atribuídos durante as reuniões. Essas atas garantem que cada membro da equipe que recebeu uma tarefa acompanhe e que toda a equipe assuma a responsabilidade por eles, acompanhando.
Acompanhamento do progresso do projeto:
As atas das reuniões de construção garantem que o registro de discussões, itens de ação, acordos, itens de ação e acordos ajudam a equipe do projeto a se manter atualizada com suas tarefas para que possam ser monitoradas.
Documentação mais rápida:
As atas das reuniões fornecem às partes interessadas do projeto informações essenciais e um modelo simples para acelerar o processo de documentação. Os gerentes podem atualizar planos, armazenar documentos e manter a consistência.
Comunicação:
Como as atas das reuniões são documentos e registros oficiais de todas as partes da reunião, todos estão informados e nenhuma disputa acontecerá, pois todos sabem qual é sua tarefa na próxima reunião.
Como usar o modelo de ata de reunião de construção
Defina os objetivos da reunião
Antes de iniciar a reunião de construção, defina metas claras, como tópicos a serem discutidos, como acompanhamento do progresso, atualização das informações faltantes das principais partes interessadas e solução de problemas. Essas metas e acordos alcançados evitarão que a reunião saia do caminho certo e cumpra os itens da agenda, de modo que todos os tópicos importantes sejam abordados durante a fase de construção.
Preparação da agenda
Ao criar a agenda, certifique-se de que as responsabilidades, os cronogramas, os pontos-chave e os tópicos sejam abordados para que ela consuma menos tempo. Compartilhe essa agenda com os membros da sua equipe antes da reunião para que todos estejam na mesma página.
Reunião
Durante a reunião, certifique-se de usar o modelo para capturar:
- Tarefas: quem foi designado para qual tarefa e até quando.
- Tópicos de discussão: o que foi discutido e outros tópicos que surgiram.
- Informações importantes: data, hora, local e participantes da reunião.
- Outros documentos do projeto: se outros documentos foram mencionados, anote-os para contextualizar.
Modelos de atas de reuniões de construção
Aqui estão 8 tipos diferentes de modelos de atas de reuniões de construção em vários formatos:
1. Modelo de ata de reunião semanal de progresso da construção
Esse modelo acompanha semanalmente o progresso da construção, os novos problemas, as próximas etapas e as tarefas concluídas para manter o projeto em andamento.
2. Modelo de ata de reunião de subcontratado
Para reuniões de subcontratados, esse modelo abrange seus cronogramas, entregas, tarefas e quaisquer acordos ou atualizações.
3. Modelo de ata de reunião de revisão de design
Captura revisões, feedback e decisões sobre o design do projeto e garante que os objetivos de construção do projeto estejam alinhados e sejam iguais aos de um modelo de avaliação de negócios.
4. Modelo de ata de reunião de construção
Para atualizações gerais do projeto de construção, esse modelo captura as informações essenciais e garante que as tarefas da equipe estejam alinhadas como um modelo de ata de reunião do conselho.
5. Modelo de ata de reunião de pré-construção
Embora a fase de planejamento seja a mais crítica, esse modelo abrange os marcos, o escopo, os requisitos regulatórios e até as responsabilidades do projeto.
6. Modelo de ata de reunião de revisão de orçamento
Esse modelo garante que a tarefa permaneça dentro do orçamento e acompanhe mudanças de custos, decisões financeiras e atualizações, incluindo ajustes de orçamento e riscos financeiros.
7. Modelo de ata de reunião de construção de segurança
Em todo trabalho, há riscos de segurança. Este modelo aborda essas questões, monitora e documenta protocolos de segurança, possíveis riscos à saúde e conformidade durante a construção.
8. Modelo de ata de reunião com clientes
As expectativas são registradas com atualizações e decisões tomadas durante a reunião com o cliente, o que ajuda a construir relacionamentos fortes e transparência nos acordos firmados.
Resumo
As atas das reuniões de construção são a espinha dorsal do gerenciamento bem-sucedido e organizado de projetos, garantindo responsabilidade e clareza entre todos, o gerente de projeto e as partes interessadas envolvidas. Enquanto atas da reunião são o documento oficial, gravação a reunião também é útil se você quiser recapitular o que foi discutido com recursos visuais.
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