Muitos profissionais têm dificuldade em captar as principais conclusões das reuniões, causando confusão e prazos perdidos. Nosso guia oferece soluções para resolver seu problema. Forneceremos uma abordagem passo a passo para criar uma maneira clara, concisa e informativa de escrever um resumo da reunião.
Você pode aprender a identificar decisões cruciais, atribuir itens de ação claros e garantir que todos estejam na mesma página. Incluímos exemplos e modelos para que você esteja pronto para escrever resumos de reuniões eficazes que economizem tempo, aumentem a produtividade e mantenham seus projetos em andamento.
O que é um resumo de reunião?
O resumo da reunião é um documento que captura todas as principais conclusões de uma reunião. É basicamente um destaque das discussões, decisões e itens de ação importantes.
Veja o que os resumos de reuniões normalmente incluem:
- Principais decisões: Quais foram as principais decisões tomadas durante a reunião?
- Itens de ação: Quem é responsável por quais tarefas e quando elas devem ser realizadas?
- Principais pontos de discussão: Quais foram os tópicos mais importantes abordados nas notas da reunião?
O objetivo principal de um resumo de reunião é fornecer um registro claro e fácil de entender do que aconteceu na reunião. Isso ajuda os participantes a permanecerem na mesma página e a se lembrarem do que precisam fazer a seguir. Também pode ser útil para pessoas que não puderam comparecer à reunião para saber o que perderam.
Os resumos das reuniões geralmente são mais curtos e menos formais do que as atas das reuniões. As atas das reuniões geralmente são mais detalhadas do que os resumos das reuniões.
Quem é responsável por escrever os resumos das reuniões?
A responsabilidade de escrever um bom resumo da reunião normalmente recai sobre o organizador da reunião, o presidente ou um anotador ou secretário designado. Aqui estão algumas funções comuns que podem ser responsáveis por essa tarefa:
- Organizador de reuniões: A pessoa que organizou a reunião geralmente assume a responsabilidade de resumi-la, especialmente em reuniões menores ou menos formais.
- Presidente: Em reuniões formais, o presidente pode garantir que um resumo seja escrito, seja fazendo isso sozinho ou delegando a tarefa.
- Anotador designado: Às vezes, uma pessoa específica recebe a função de fazer anotações e escrever o resumo. Essa pode ser uma função rotativa ou atribuída a um indivíduo específico para todas as reuniões.
- Secretário ou assistente administrativo: Em muitas organizações, uma secretária ou assistente administrativa é responsável por tomar as atas e preparar o resumo.
Independentemente de quem seja responsável pelo resumo abrangente da reunião, é importante que a pessoa que está escrevendo o resumo esteja atenta durante a reunião e seja capaz de capturar os pontos-chave com precisão.
Como escrever as notas de reunião perfeitas
Obrigado a todos por participarem
Comece seu resumo expressando gratidão a todos os participantes por sua participação e contribuições. Isso dá um tom positivo e reconhece seu esforço e tempo.
Resuma os pontos-chave
Forneça um resumo muito conciso e uma visão geral dos principais pontos de discussão da reunião. Isso deve incluir cada item da agenda e os principais pontos abordados.
Anexe documentos de apoio
Inclua quaisquer outros materiais ou documentos relevantes que foram discutidos ou mencionados durante a reunião. Isso pode incluir relatórios, apresentações ou folhetos que forneçam contexto ou detalhes adicionais.
Destacar itens de ação da reunião
Liste claramente os itens de ação que foram acordados durante a reunião. Especifique quem é responsável por cada tarefa e os prazos para conclusão.
Organize itens por importância e impacto
Organize os pontos-chave e os itens de ação em ordem de importância e impacto potencial. Isso ajuda a priorizar as ações de acompanhamento e garante que os problemas críticos sejam resolvidos imediatamente.
Inclua um lembrete da data da próxima reunião
Se uma reunião de acompanhamento estiver agendada, inclua a data, a hora e o local das reuniões presenciais (ou detalhes da reunião virtual). Isso mantém todos informados sobre as próximas etapas e garante que eles possam planejar adequadamente.
Compartilhe com sua equipe
Distribua o resumo da reunião a todos os participantes da reunião e a todas as partes interessadas relevantes que não estavam presentes. Garanta que seja facilmente acessível, seja por e-mail, um drive compartilhado ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
Seguindo essas etapas, você pode criar um resumo abrangente e eficaz da pauta da primeira reunião que ajuda a manter sua equipe alinhada e informada.
Como simplificar a redação de um resumo de reunião
Atribuir itens de ação
Durante a reunião, certifique-se de atribuir claramente os itens de ação conforme eles surgirem nos resumos da reunião. Isso não só ajuda a manter a reunião organizada, mas também facilita o resumo das principais discussões posteriormente. Para cada item de ação, anote:
- Descrição da tarefa: O que precisa ser feito.
- Pessoa responsável: Quem é responsável por concluir a tarefa.
- Prazo: Quando a tarefa precisa ser concluída.
Por exemplo:
- Item de ação: Atualizar o cronograma do projeto
- Pessoa responsável: John Doe
- Prazo: 10 de julho de 2024
Ter essas informações prontamente disponíveis garante que você possa incorporá-las rapidamente ao resumo.
Reúna materiais essenciais
Antes da reunião, reúna todos os materiais necessários, como agendas, relatórios e apresentações. Durante a reunião, certifique-se de que quaisquer documentos ou recursos adicionais discutidos sejam coletados e anotados.
Por exemplo, se um relatório de orçamento for discutido, anote para incluí-lo como anexo ou link no resumo da assembleia geral abaixo:
- Materiais a serem incluídos:
- Planilha de cronograma do projeto
- Slides de apresentação da equipe de marketing
Faça anotações colaborativas
Incentive os participantes a fazer anotações colaborativas usando um documento compartilhado ou uma ferramenta de anotações para um resumo eficaz da reunião. Isso permite que todos contribuam para capturar os principais pontos de discussão e reduz a carga sobre um único indivíduo. As notas da reunião garantem que diferentes perspectivas sejam capturadas e que detalhes importantes não sejam perdidos.
Configure um documento compartilhado (por exemplo, Google Docs) em que os participantes possam adicionar suas anotações em tempo real. Designe alguém para limpar e organizar essas anotações após a reunião, facilitando a criação do resumo final.
Grave a reunião
Gravar a reunião, seja por meio de vídeo ou áudio, pode ser extremamente útil. Isso permite que você revise as notas da reunião se precisar esclarecer quaisquer pontos ou detalhes ao escrever o resumo. Certifique-se de que todos os participantes estejam cientes e concordem com a gravação com antecedência.
Use uma ferramenta ou software de gravação confiável para capturar toda a reunião. Depois da reunião, use a gravação para verificar a precisão de suas anotações e preencher as lacunas. Isso pode ser particularmente útil para capturar citações exatas ou entender o contexto de discussões complexas.
Ao implementar essas estratégias, você pode simplificar o processo de escrever um resumo da reunião, garantindo que ele seja abrangente, preciso e eficiente.
Modelo de resumo de reunião
Título da reunião: [Título da reunião]
Data: [Data da reunião]
Hora: [Hora de início - Hora de término]
Localização: [Local da reunião ou link virtual]
Participantes:
Agenda:
- [Item 1 da agenda]
- [Etc.]
Resumo dos pontos-chave
Item 1 da agenda: [Título/Tópico]
- Discussão: [Resumo da discussão]
- Conclusão: [Resumo de quaisquer decisões ou acordos]
Item 2 da agenda: [Título/Tópico]
- Discussão: [Resumo da discussão]
- Conclusão: [Resumo de quaisquer decisões ou acordos]
Itens de ação
- Item de ação: [Descrição da tarefa]
- Pessoa responsável:
- Prazo final:
- Item de ação: [Descrição da tarefa]
- Pessoa responsável:
- Prazo final:
- Item de ação: [Descrição da tarefa]
- Pessoa responsável:
- Prazo final:
Documentos de apoio
- [Link ou anexo 1]
Próxima reunião
- Data:
- Hora:
- Localização:
Notas adicionais
[Adicione quaisquer notas ou comentários adicionais aqui]
Obrigado
Obrigado a todos por participarem e contribuírem com a reunião.
Exemplos resumidos da agenda de reuniões
- Reunião inicial do projeto sumário
- Resumo da reunião de atualização da estratégia de marketing
- Resumo da reunião de revisão de desenvolvimento de produtos
- Resumo da reunião do segundo trimestre de análise financeira
- Resumo da reunião de atualização da política de RH
- Resumo da reunião da sessão de feedback do cliente
Conclusão
Escrever resumos de reuniões não precisa ser um fardo. Seguindo as etapas descritas acima, você pode simplificar o processo e garantir que todos saiam com clareza e entendam as principais conclusões da reunião.
Para facilitar ainda mais a criação de resumos impactantes, considere usar uma ferramenta poderosa de gerenciamento de reuniões, como o Bluedot. O Bluedot vai além da simples gravação, oferecendo um conjunto abrangente de recursos projetados para simplificar a captura de reuniões e a redação de resumos.
Um dos benefícios do Bluedot são seus recursos de gravação. Isso é especialmente valioso quando alguém está compartilhando sua tela durante uma reunião.
Mas o Bluedot não se trata apenas de gravar. Ele também fornece tecnologia de inteligência artificial transcrições para garantir que você nunca perca um detalhe e oferece uma biblioteca de modelos de reunião personalizáveis. Lata Bluedot gere automaticamente e-mails de acompanhamento resumindo os principais detalhes e decisões, economizando um tempo valioso. Finalmente, Bluedot armazena com segurança suas gravações do Google Meet para uso posterior, facilitando a revisão do resumo da reunião de IA e atualizando sua memória sobre detalhes importantes.
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