Às vezes, enviar um convite para uma reunião do Teams pode parecer mais assustador do que realmente é, mas temos tudo o que você precisa. Ensinaremos as etapas essenciais para enviar um convite para uma reunião sem esforço. Este guia fornece informações sobre como navegar na interface do Teams, agendar reuniões com eficiência usando o recurso Calendário, adicionando participantes sem problemas e compartilhando links de reuniões de forma eficaz.
Se você está começando a agendar uma reunião ou quer otimizar o gerenciamento de reuniões, nosso guia oferece soluções práticas para aprimorar a colaboração e a produtividade. Mergulhe para descobrir dicas valiosas que simplificarão seu processo de agendamento e garantirão reuniões virtuais mais tranquilas.
Como convidar pessoas para uma reunião de equipes
Enviar um convite para equipes é um processo simples que melhora a colaboração e a produtividade. Seguindo etapas simples, os usuários podem agendar reuniões, adicionar participantes e compartilhar links de reuniões com eficiência.
Veja como enviar um novo convite para uma reunião de equipe:
Envie um convite de reunião do Teams para uma reunião ao vivo
1. Equipes abertas: inicie o aplicativo Microsoft Teams em seu desktop ou dispositivo móvel.
2. Navegue até o Chat ou o Canal: acesse o chat ou canal em que você deseja iniciar uma reunião on-line.
3. Iniciar uma reunião de equipes:
- Em um bate-papo: clique no ícone de vídeo ou telefone no canto superior direito para iniciar uma reunião.
- Em um canal: clique em “Conheça agora” na parte inferior da conversa do canal.
4. Comece a reunião: Clique no ícone “Iniciar reunião”.
5. Compartilhe os detalhes da reunião: depois de entrar na reunião, você terá a opção de copiar o link da reunião ou compartilhar o link por e-mail.
6. Alternativas: Se as opções mencionadas acima não aparecerem para você, clique nos três pontos no canto superior direito denominados “Mais”. Clique em “Informações da reunião” depois de ver a lista suspensa.
7. Convide participantes: Quando a reunião começar, adicione a caixa de participantes necessários. Clique em “Copiar informações do link” e compartilhe o link com aqueles que você deseja convidar.
Envie um convite para reunião agendada no Microsoft Teams
- Abra o Microsoft Teams: inicie o aplicativo Microsoft Teams em seu desktop ou dispositivo móvel.
- Acesse o calendário: O calendário funciona como um assistente de agendamento. Clique no ícone do calendário no lado esquerdo do aplicativo.
- Clique em “Nova reunião”: No canto superior direito, clique no botão “Nova reunião”.
- Insira os detalhes da reunião do Teams: forneça o título da reunião, adicione participantes, defina a data e a hora e inclua quaisquer outros detalhes relevantes.
- Adicionar participantes: No campo “Adicionar participantes obrigatórios”, insira os endereços de e-mail das pessoas que você deseja convidar. Participantes opcionais podem ser adicionados no campo apropriado.
- Envie o convite: Clique em “Enviar” para distribuir o convite para a reunião. Os participantes receberão um e-mail com os detalhes da reunião e um link para participar da reunião.
Enviar um convite com link de reunião do Microsoft Teams
- Crie uma reunião:
- De equipes: Acesse o Calendário, clique em “Nova reunião” e preencha os detalhes da reunião. Clique em “Salvar” para criar a reunião.
- Do calendário do Outlook: Crie um novo evento e clique em “Reunião de equipes” para gerar um link de reunião de equipes.
- Copie o link da reunião: Depois de criar a reunião, abra os detalhes da reunião e copie o link da reunião.
- Compartilhe o link: cole o link da reunião em um e-mail, chat ou qualquer outra ferramenta de comunicação e envie-o para as pessoas que você deseja convidar.
Convide usuários externos para uma reunião do Microsoft Teams
Há duas maneiras principais de enviar convites para convidar usuários externos (pessoas fora da sua organização) para uma reunião do Microsoft Teams:
1. Usando endereços de e-mail:
- Agende a reunião: Abra o calendário do Teams e clique em “Nova reunião”. Adicione os detalhes da reunião, como título, data e hora.
- Convide participantes externos: No campo “Adicionar participantes obrigatórios” ou “Adicionar participantes opcionais”, insira os endereços de e-mail completos dos usuários externos que você deseja convidar. As equipes diferenciarão os participantes internos e externos.
- Enviando o convite: Depois de adicionar todos, clique em “Enviar” para enviar o convite para a reunião. Os usuários externos receberão um e-mail com os detalhes da reunião e um link para participar da reunião. Talvez eles precisem criar uma conta gratuita da Microsoft para participar.
2. Usando um link de reunião:
- Crie a reunião: Semelhante ao anterior, crie uma nova reunião ou abra uma existente no calendário do Teams.
- Obtenha o link da reunião: Localize o link da reunião nos detalhes da reunião. Ele aparecerá como um URL.
- Copie e compartilhe o link: Clique no link para copiá-lo. Compartilhe esse link com seus usuários externos por e-mail, chat ou qualquer plataforma de sua preferência.
- Participando da reunião: Qualquer pessoa com o link pode clicar nele para participar da reunião. Dependendo das configurações da sua organização, talvez eles precisem fazer login com uma conta de convidado.
Notas importantes:
- Acesso de convidado ativado: Para que usuários externos participem da sua reunião, o acesso de convidados deve estar ativado nas configurações do Teams.
- Recursos limitados para hóspedes: Usuários externos (convidados) podem ter funcionalidades limitadas em comparação aos participantes internos.
Conclusão
Até agora, mostramos a arte de enviar convites para reuniões do Microsoft Teams, garantindo que todos estejam na mesma página e prontos para colaborar. Mas capturar essas discussões importantes para referência futura ou compartilhar as principais conclusões com os ausentes é igualmente crucial. É aqui que o Bluedot entra em cena como solução incomparável para gravar suas reuniões do Microsoft Teams.
Bluedot vai além gravação. Quando alguém compartilha sua tela, o Bluedot captura tudo, garantindo que cada detalhe seja preservado. Bluedot possui inteligência transcrições, resumos com inteligência artificial e recursos personalizáveis de anotações, eliminando a necessidade de anotações manuais e economizando um tempo valioso para você e sua equipe.
Mas a proposta de valor da Bluedot vai ainda mais além das opções de reunião. Ele oferece recursos como e-mails gerados automaticamente para manter todos informados e modelos de reunião para agilizar seu fluxo de trabalho. Além disso, Bluedot armazena suas gravações com segurança, permitindo fácil acesso e referência futura.
Resumindo, o Bluedot permite que você aproveite ao máximo suas reuniões do Microsoft Teams, fornecendo uma experiência abrangente de gravação e colaboração.
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