Aproveche todo el potencial de las reuniones de Microsoft Teams dominando las opciones de reunión. Ya sea que organices un debate en equipo pequeño o un seminario web a gran escala, la personalización de estas configuraciones puede ahorrarte tiempo, reducir las interrupciones y garantizar una experiencia de reunión más productiva.
Desde controlar quién puede unirse hasta administrar el uso compartido de la pantalla y los permisos de los participantes, Teams ofrece una variedad de herramientas diseñadas para que tus reuniones sean más fluidas y seguras. Descubre cómo estas funciones pueden transformar tu colaboración virtual y ayudarte a alcanzar tus objetivos con facilidad.
Acerca de las opciones de reunión
Las reuniones de Microsoft Teams ofrecen un conjunto sólido de opciones de reuniones que le permiten personalizar sus reuniones virtuales para que se adapten a las diversas necesidades y preferencias de los asistentes. Si comprende y usa de manera eficaz estas configuraciones, puede mejorar la experiencia de las reuniones de Teams.
Desde las invitaciones a las reuniones, los números de teléfono dedicados agregados, el control de quién puede unirse a la reunión hasta la administración de los permisos de audio y vídeo, las opciones de reunión brindan un control total sobre el entorno de la reunión. Ya sea que organices una reunión de equipo pequeña o un seminario web a gran escala, es importante adaptar estos ajustes para disfrutar de una experiencia de colaboración eficiente y fluida.
Anuncie cuándo las personas que llaman se unen o se van
Los organizadores pueden habilitar el envío de alertas cuando los participantes que utilizan números de acceso telefónico accedan a una reunión utilizando sus teléfonos, informándoles de las horas de entrada y de salida.
¿Quién puede presentar?
Los organizadores pueden establecer a quién se le asigna automáticamente la función de presentador de vídeo en una reunión.
¿Quién puede pasar por alto el vestíbulo?
- Solo tú: Tú, como organizador, eres el único que entra directamente. Esto es ideal cuando quieres que todos esperen hasta que estés listo.
- Personas de mi organización: Solo compañeros de tu empresa únete a Microsoft Teams directamente. Esto es útil si quieres que los huéspedes externos esperen la aprobación.
- Personas de mi organización e invitados: Tanto los colegas como los invitados (con diferentes dominios de correo electrónico y números de llamada) entran directamente. Esto es adecuado cuando quieres que algunos asistentes externos esperen en el lobby.
- Organizaciones e invitados de confianza: Las personas de tu empresa, las organizaciones asociadas de confianza y los invitados pueden unirse directamente, especialmente si estás asignando números de llamada. Esto resulta útil si quieres controlar el acceso de algunos participantes externos.
- Todos: Cualquier persona que tenga el enlace a la reunión o el número telefónico de acceso directo, incluidas las personas que se unan con opciones de números de teléfono dedicados. Esto es mejor cuando no necesitas aprobar a nadie de antemano y habilitar los puentes de conferencia.
Reacciones
Reacciones de Microsoft es una función que permite a los usuarios expresar rápidamente sus sentimientos, reacciones u opiniones en vivo en una conferencia de Teams sin enviar una respuesta completa. Es similar a la función de reacción de muchas plataformas de redes sociales. Puedes elegir entre varios emojis o íconos para reaccionar a lo que se dice.
Permitir a los asistentes dejar de silenciar
Para gestionar las reuniones más grandes de forma eficaz, los organizadores pueden desactivar la función de silenciamiento automático. Esta configuración requiere que los participantes soliciten tiempo de uso de la palabra levantando una mano virtual. De este modo, los organizadores tienen un control detallado sobre quién puede hablar al silenciar y silenciar manualmente a los participantes. Si bien este enfoque exige una moderación más activa por parte del organizador, reduce considerablemente las interrupciones inesperadas y el ruido de fondo.
Al conceder permisos de uso de la palabra caso por caso, el organizador puede mantener un entorno de reunión estructurado y centrado en la aplicación Teams. Este método es particularmente beneficioso en grupos más grandes, donde gestionar a varios participantes simultáneamente puede resultar difícil.
Subtítulos CART
El organizador de la reunión puede activar los subtítulos CART para una reunión, lo que crea un enlace que se puede compartir para que el proveedor de subtítulos se una.
Chat de reunión
Los organizadores de la reunión pueden limitar los números de teléfono o impedir que los mensajes de chat centren el debate. Esta es una opción viable si necesitas informar rápidamente al equipo sobre algo que no lleve mucho tiempo.
Acceso a la configuración de las reuniones
Cuando programes una nueva reunión de equipos en Outlook o en el calendario de equipos, encontrarás un enlace de «Opciones de reunión» asociado a la configuración de los detalles de la reunión. Hay puntos de acceso adicionales a las opciones de reunión disponibles en Outlook.
Llamada de equipos
Para encontrar las opciones de reunión durante una conferencia de Teams, llama a:
- Haga clic en el icono de tres puntos situado en la parte superior de la ventana de la reunión.
- Haz clic en «Configuración».
- Selecciona el icono «Opciones de reunión».
A través de Microsoft Outlook
Para acceder a las opciones de reunión en Outlook, inicie la aplicación web de Microsoft Outlook o la aplicación cliente de escritorio, vaya a Configuración y, a continuación, seleccione el enlace Opciones de reunión.
Todos los detalles de la reunión
Puedes encontrar las «Opciones de reunión» en toda la información sobre los detalles de la invitación a la reunión en tu invitación por correo electrónico para equipos.
Calendario de equipos
Abre la reunión deseada en el calendario de tu equipo y localiza las «Opciones de reunión» en la parte derecha de la pantalla.
Opciones predeterminadas de Microsoft Teams
El centro de administración de Microsoft Teams establece las opciones de reunión predeterminadas que pueden afectar al acceso a la seguridad de la reunión y a las funciones disponibles.
Si se produce una interrupción de la red de Microsoft Teams, es posible que la configuración de la reunión vuelva a estas opciones predeterminadas. Para asegurarte de que la configuración de la reunión sea la deseada, revísala antes de que comience la reunión. Una vez que se resuelva el problema de la red, la configuración debería volver a la normalidad.
Si sigues teniendo problemas, ponte en contacto con el servicio de asistencia de tu administrador de TI.
Cambiar las opciones de reunión
Como organizador de la reunión, puede personalizar la configuración de la reunión. A continuación se explica cómo hacerlo:
Para reuniones programadas:
- Abre tu calendario de Teams.
- Seleccione los números de identificación de la reunión o conferencia que desea cambiar.
- Haz clic en «Opciones» y, a continuación, en «Más opciones». Se abrirá en una nueva ventana del navegador.
Durante una reunión:
- Haz clic en «Más acciones» en los controles de la reunión.
- Selecciona «Configuración» y, a continuación, «Opciones de reunión».
Bloquear una reunión
Para evitar que participantes no deseados se unan a tu reunión de Teams, incluso con números de teléfono exclusivos, puedes bloquearla. Una vez bloqueado, no podrá entrar nadie más. No podrás pasar por alto el lobby con un número telefónico.
Para bloquear una reunión:
- Haga clic en el Personas icono en los controles de la reunión.
- Seleccione Más acciones y luego elige Bloquear la reunión de Microsoft Teams.
Nota: Bloquear una reunión no impide que los asistentes accedan al chat, la grabación u otra información de la reunión, solo evita que intenten eludir el lobby.
Conclusión
Aprovechar todo el potencial de las opciones de Teams para los detalles de las reuniones puede mejorar significativamente su colaboración virtual y hacer que sus sesiones sean más productivas y atractivas. Grabación de reuniones, especialmente cuando hay al menos una persona compartir su pantalla, es crucial para garantizar que se capturen los detalles importantes y se pueda hacer referencia a ellos más adelante.
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