¿Se siente abrumado por la logística de programar reuniones de Microsoft Teams? Esta guía elimina la confusión y le permite agilizar el proceso de invitación a reuniones. Obtendrá información valiosa sobre cómo invitar a participantes externos, descubrirá el potencial oculto de la herramienta de programación integrada de Teams y descubrirá soluciones a los problemas más comunes de la gestión de reuniones.
Tanto si eres un usuario experimentado de Teams como si acabas de empezar, esta guía completa te proporciona los conocimientos necesarios para programar reuniones eficaces y productivas. Así que sigue leyendo para descubrir los secretos que te ayudarán a gestionar las reuniones de Microsoft Teams de forma más fluida.
Cómo programar una reunión en equipos
Programar una reunión de Microsoft Teams es un proceso sencillo que le permite conectarse sin problemas con colegas, clientes y participantes externos. A continuación, te explicamos cómo programar una reunión de Teams:
En la aplicación Teams (calendario)
A continuación, te explicamos cómo configurar y programar una reunión con tu calendario:
1. Inicie Microsoft Teams en su dispositivo.
2. En la barra lateral izquierda, selecciona el icono del calendario.
3. Haga clic en «Nueva reunión».
4. Complete la información de la reunión, invite a los asistentes y añada un nombre a la reunión.
5. Presiona «Guardar» una vez que hayas completado los detalles.
6. Esta acción finalizará la configuración y enviará una invitación a la bandeja de entrada de Microsoft Outlook de todos los participantes con el enlace a la reunión.
Usa un canal de equipos
Si utilizas un plan de pago de Microsoft Teams, puedes organizar reuniones dentro de los canales a los que perteneces, lo que permitirá a todos los usuarios del canal unirse al chat de la reunión y participar. Para ello, sigue estos pasos:
- Abre Microsoft Teams.
- Selecciona el equipo en el que quieres celebrar la reunión.
- Elige uno de tus canales o el canal General dentro del equipo.
- Haz clic en la flecha desplegable situada junto al botón Reunirse.
- Selecciona «Programar una reunión».
- Complete el formulario de nueva reunión con todos los detalles necesarios.
- Pulsa «Enviar».
Ten en cuenta que, cuando invitas a personas a un canal, todos los miembros invitados pueden verlo y unirse a él.
En la aplicación Outlook
Para crear y programar reuniones con Outlook, sigue estos pasos:
1. Abra Outlook en el escritorio o acceda a Outlook en la Web.
2. Selecciona el icono del calendario ubicado en la esquina inferior izquierda.
3. En la vista de calendario, haz clic o toca «Nuevo evento» en la esquina superior derecha.
4. Aparecerá una ventana de reunión en Outlook.
5. Introduzca un título para la reunión en el formulario de programación.
6. Añada asistentes escribiendo sus nombres y seleccionándolos entre las sugerencias de autocompletado o introduciendo sus direcciones de correo electrónico.
7. Elija la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización.
8. El botón de reunión de equipos se activará una vez que se añadan los participantes, lo que convertirá este evento en una reunión de equipos.
9. Incluya una descripción o adjunte los documentos necesarios antes de enviar el enlace de la reunión.
Conclusión
Al comprender cómo programar una reunión de Microsoft Teams y aprovechar la herramienta de programación integrada en Microsoft Teams, tendrá la base para una reunión productiva. Sin embargo, para maximizar la eficiencia de tu equipo y capturar cada detalle, considera agregar Bluedot a tu conjunto de herramientas.
Si bien Microsoft Teams ofrece servicios básicos funcionalidad de grabación, Bluedot va más allá de la simple captura. Con Bluedot, puedes grabar tus reuniones de Teams directamente desde tu navegador y aprovechar potentes funciones impulsadas por la inteligencia artificial, como transcripción, resumen automático de reuniones, plantillas de reuniones, correos electrónicos automatizados, y espacio de almacenamiento seguro.
Esto agiliza el proceso de recopilación de las principales conclusiones y acciones, garantizando que todos aprovechen al máximo su valioso tiempo de reunión. Así que olvídate de las libretas y de la reproducción sin fin: Bluedot es la solución integral que te permite grabar tus reuniones de Microsoft Teams sin problemas y hacer un seguimiento simplificado.
Preguntas frecuentes
¿Puedes invitar a participantes externos?
Sí, puedes invitar a participantes externos a unirse a una reunión de Teams. Cuando añadas participantes, solo tienes que introducir las direcciones de correo electrónico de los participantes externos. Recibirán una invitación con un enlace para unirse a la reunión.
¿Microsoft Teams tiene una herramienta de programación de reuniones?
El propio Microsoft Teams tiene una herramienta de programación de reuniones integrada. Puedes acceder a ella de diferentes maneras:
- Directamente dentro de Teams: haz clic en el icono del calendario y, a continuación, selecciona «Nueva reunión».
- Desde tu conversación de chat de Teams: abre el chat con los participantes con los que quieres reunirte, haz clic en el menú «...» y selecciona «Programar una reunión».
Ambas opciones de reunión le permiten establecer la fecha, la hora y el título, e invitar a los asistentes (tanto internos como externos). Incluso hay opciones para celebrar reuniones periódicas y añadir un canal a la pestaña de reuniones.
¿Dónde está el calendario en Teams?
El calendario de Microsoft Teams se encuentra en el lado izquierdo de la ventana de la aplicación. Por lo general, se representa con un icono de calendario.
En algunos casos, es posible que haya minimizado la ventana de la aplicación Teams. Si no puedes ver los iconos de la izquierda, prueba a hacer clic en las tres líneas horizontales de la esquina superior izquierda para expandir el menú y mostrar el icono del calendario.
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