Muchos profesionales se esfuerzan por captar las principales conclusiones de las reuniones, lo que genera confusión e incumplimientos de plazos. Nuestra guía ofrece soluciones para resolver su problema. Le proporcionaremos un enfoque paso a paso para crear una forma clara, concisa e informativa de escribir un resumen de la reunión.
Puede aprender a identificar decisiones cruciales, asignar elementos de acción claros y asegurarse de que todos estén en sintonía. Hemos incluido ejemplos y plantillas para que puedas redactar resúmenes de reuniones eficaces que te permitan ahorrar tiempo, aumentar la productividad y hacer que tus proyectos avancen.
¿Qué es un resumen de una reunión?
El resumen de una reunión es un documento que recoge todos los puntos clave de una reunión. Básicamente, es un resumen de los puntos destacados de las discusiones, decisiones y acciones importantes.
Esto es lo que suelen incluir los resúmenes de las reuniones:
- Decisiones principales: ¿Cuáles fueron las principales decisiones tomadas durante la reunión?
- Elementos de acción: ¿Quién es responsable de qué tareas y cuándo vencen?
- Puntos clave de conversación: ¿Cuáles fueron los temas más importantes tratados en las notas de la reunión?
El objetivo principal de un resumen de la reunión es proporcionar un registro claro y fácil de entender de lo que ocurrió en la reunión. Esto ayuda a los asistentes a mantenerse informados y recordar lo que tienen que hacer a continuación. También puede resultar útil para las personas que no pudieron asistir a la reunión para ponerse al día sobre lo que se perdieron.
Los resúmenes de las reuniones suelen ser más breves y menos formales que las actas de las reuniones. Las actas de las reuniones suelen ser más detalladas que los resúmenes de las reuniones.
¿Quién es responsable de redactar los resúmenes de las reuniones?
La responsabilidad de redactar un buen resumen de la reunión normalmente recae en el organizador de la reunión, el presidente o un secretario o tomador de notas designado. Estas son algunas funciones comunes que podrían ser responsables de esta tarea:
- Organizador de reuniones: La persona que organizó la reunión a menudo asume la responsabilidad de resumirla, especialmente en reuniones más pequeñas o menos formales.
- Presidente: En las reuniones formales, el presidente puede asegurarse de que se redacte un resumen, ya sea haciéndolo él mismo o delegando la tarea.
- Tomador de notas designado: A veces, a una persona específica se le asigna la función de tomar notas y escribir el resumen. Esta función puede ser rotativa o puede asignarse a una persona específica para todas las reuniones.
- Secretaria o asistente administrativa: En muchas organizaciones, un secretario o un asistente administrativo se encarga de levantar las actas y preparar el resumen.
Independientemente de quién sea el responsable del resumen completo de la reunión, es importante que la persona que redacte el resumen esté atenta durante la reunión y sea capaz de captar los puntos clave con precisión.
Cómo escribir las notas perfectas para una reunión
Gracias a todos por asistir
Comience su resumen expresando su agradecimiento a todos los asistentes por su participación y contribuciones. Esto establece un tono positivo y reconoce su esfuerzo y tiempo.
Resuma los puntos clave
Proporcione un resumen y una visión general muy concisos de los principales puntos de discusión de la reunión. Esto debe incluir cada punto de la agenda y los puntos principales que se trataron.
Adjunte documentos justificativos
Incluya cualquier otro material o documento relevante que se haya discutido o mencionado durante la reunión. Esto puede incluir informes, presentaciones o folletos que brinden contexto o detalles adicionales.
Resaltar los puntos de acción de la reunión
Enumere claramente los puntos de acción que se acordaron durante la reunión. Especifique quién es el responsable de cada tarea y los plazos para completarla.
Organice los artículos por importancia e impacto
Organice los puntos clave y los elementos de acción en orden de importancia e impacto potencial. Esto ayuda a priorizar las acciones de seguimiento y garantiza que los problemas críticos se aborden con prontitud.
Incluya un recordatorio de la fecha de la próxima reunión
Si está programada una reunión de seguimiento, incluya la fecha, la hora y el lugar de las reuniones en persona (o los detalles de la reunión virtual). Esto mantiene a todos informados sobre los próximos pasos y garantiza que puedan planificar en consecuencia.
Compártelo con tu equipo
Distribuya el resumen de la reunión a todos los participantes de la reunión y a las partes interesadas relevantes que no estuvieron presentes. Asegúrese de que sea fácilmente accesible, ya sea por correo electrónico, una unidad compartida o una herramienta de gestión de proyectos.
Si sigue estos pasos, puede crear un resumen completo y eficaz de la agenda de la primera reunión que ayude a mantener a su equipo alineado e informado.
Cómo simplificar la redacción de un resumen de una reunión
Asignar elementos de acción
Durante la reunión, asegúrese de asignar claramente los elementos de acción a medida que surjan en los resúmenes de la reunión. Esto no solo ayuda a mantener la reunión organizada, sino que también facilita el resumen de las discusiones clave más adelante. Para cada elemento de acción, anote:
- Descripción de la tarea: Qué hay que hacer.
- Persona responsable: Quién es responsable de completar la tarea.
- Fecha límite: Cuando es necesario completar la tarea.
Por ejemplo:
- Elemento de acción: Actualizar el cronograma del proyecto
- Persona responsable: John Doe
- Fecha límite: 10 de julio de 2024
Tener esta información fácilmente disponible garantiza que pueda incorporarla rápidamente en el resumen.
Reúna materiales críticos
Antes de la reunión, reúna todos los materiales necesarios, como agendas, informes y presentaciones. Durante la reunión, asegúrese de recopilar y anotar todos los documentos o recursos adicionales discutidos.
Por ejemplo, si se discute un informe presupuestario, toma nota para incluirlo como archivo adjunto o enlace en el resumen de la junta general que aparece a continuación:
- Materiales que se deben incluir:
- Hoja de cálculo del cronograma del proyecto
- Diapositivas de presentación del equipo de marketing
Toma notas colaborativas
Aliente a los participantes a tomar notas colaborativas mediante un documento compartido o una herramienta para tomar notas para obtener un resumen eficaz de la reunión. Esto permite a todos contribuir a captar los puntos clave del debate y reduce la carga que recae sobre una sola persona. Las notas de las reuniones garantizan que se capturen las diferentes perspectivas y que no se pierdan detalles importantes.
Configure un documento compartido (por ejemplo, Google Docs) en el que los asistentes puedan añadir sus notas en tiempo real. Asigna a alguien para que limpie y organice estas notas después de la reunión, para que sea más fácil crear el resumen final.
Grabar la reunión
Grabar la reunión, ya sea a través de vídeo o audio, puede ser de gran ayuda. Esto le permite revisar las notas de la reunión si necesita aclarar algún punto o detalle al escribir el resumen. Asegúrese de que todos los participantes conozcan la grabación y den su consentimiento de antemano.
Utilice una herramienta o software de grabación fiable para capturar toda la reunión. Después de la reunión, usa la grabación para verificar la exactitud de tus notas y para rellenar cualquier espacio en blanco. Esto puede resultar particularmente útil para capturar citas exactas o comprender el contexto de discusiones complejas.
Al implementar estas estrategias, puede simplificar el proceso de redacción de un resumen de la reunión y garantizar que sea completo, preciso y eficiente.
Plantilla de resumen de la reunión
Título de la reunión: [Título de la reunión]
Fecha: [Fecha de la reunión]
Hora: [Hora de inicio - Hora de finalización]
Ubicación: [Ubicación de la reunión o enlace virtual]
Asistentes:
Orden del día:
- [Tema 1 del programa]
- [Etc.]
Resumen de los puntos clave
Tema 1 del orden del día: [Título/tema]
- Discusión: [Resumen de la discusión]
- Conclusión: [Resumen de cualquier decisión o acuerdo]
Tema 2 del orden del día: [Título/tema]
- Discusión: [Resumen de la discusión]
- Conclusión: [Resumen de cualquier decisión o acuerdo]
Elementos de acción
- Elemento de acción: [Descripción de la tarea]
- Persona responsable:
- Fecha límite:
- Elemento de acción: [Descripción de la tarea]
- Persona responsable:
- Fecha límite:
- Elemento de acción: [Descripción de la tarea]
- Persona responsable:
- Fecha límite:
Documentos justificativos
- [Enlace o archivo adjunto 1]
Próxima reunión
- Fecha:
- Hora:
- Ubicación:
Notas adicionales
[Añada aquí cualquier nota o comentario adicional]
Gracias
Gracias a todos por asistir y contribuir a la reunión.
Ejemplos de resumen de la agenda de una reunión
- Resumen de la reunión de actualización de la estrategia de marketing
- Resumen de la reunión de revisión del desarrollo del producto
- Resumen de la reunión de revisión financiera del segundo trimestre
- Resumen de la reunión de actualización de políticas de recursos humanos
- Resumen de la reunión de la sesión de comentarios del cliente
Conclusión
Redactar los resúmenes de las reuniones no tiene por qué ser una carga. Si sigues los pasos descritos anteriormente, puedes simplificar el proceso y asegurarte de que todos se vayan con claridad y entiendan las principales conclusiones de la reunión.
Para facilitar aún más la creación de resúmenes impactantes, considere la posibilidad de utilizar una potente herramienta de gestión de reuniones como Bluedot. Bluedot va más allá de la simple grabación y ofrece un conjunto completo de funciones diseñadas para simplificar la captura de reuniones y la redacción de resúmenes.
Una de las ventajas de Bluedot es su capacidad de grabación. Esto es especialmente valioso cuando alguien está compartir su pantalla durante una reunión.
Pero Bluedot no se limita a grabar. También proporciona tecnología de inteligencia artificial transcripciones para garantizar que nunca te pierdas un detalle y ofrece una biblioteca de plantillas de reuniones personalizables. Bluedot puede generar automáticamente correos electrónicos de seguimiento resumiendo los detalles y las decisiones clave, lo que le permite ahorrar un tiempo valioso. Por último, Bluedot almacena de forma segura tus grabaciones de Google Meet para usarlas más adelante, lo que facilita revisar el resumen de las reuniones de IA y refrescar la memoria sobre los detalles importantes.
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