Cuando te dedicas a tomar notas de reuniones, es posible que te encuentres escribiendo frenéticamente en tu bloc de notas, intentando mantenerte al día con la rápida discusión. Pero este es el truco: escribir tan frenéticamente puede hacer que te sientas más como una máquina de transcripción que como un participante activo en la conversación. Por suerte, cuando hay un desafío, siempre hay una solución esperando a ser descubierta.
La aplicación de técnicas eficaces para tomar notas en las reuniones le permite capturar información vital durante las reuniones sin dejar de participar activamente. En las siguientes secciones, descubra cómo crear notas de reuniones eficaces, que destaquen de manera sucinta las ideas clave y sirvan como valioso material de referencia para futuras reuniones.
¿Qué son las notas de las reuniones?
Las reuniones dejan un rastro de información vital, que se captura en forma de notas de las reuniones. Estas notas funcionan como un recordatorio, ya que resumen los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción discutidos. ¿Por qué escribir notas para las reuniones? Considérelas como un registro resumido del progreso de la reunión, que incluye detalles importantes como las fechas límite, los objetivos y los obstáculos encontrados.
Recuerde que estas notas están diseñadas para ser eficientes. Intente omitir detalles innecesarios y céntrese en capturar lo esencial de las buenas notas para consultarlas en el futuro. Al hacerlo, crea un recurso valioso para usted y sus colegas.
9 consejos para tomar notas productivas en las reuniones
La toma de notas eficaz no solo ayuda a capturar información esencial, sino que también promueve la participación y la colaboración activas durante las reuniones. Si implementa los siguientes consejos, puede tomar mejores notas de las reuniones de manera más eficiente.
1. Encontrando tu estilo para tomar notas
Hay una variedad de métodos comunes para tomar notas entre los que elegir, por lo que es fundamental encontrar el que mejor se adapte a ti, teniendo en cuenta tu función y la forma en que aprendes mejor. Estos son algunos de los métodos más populares para tomar notas:
- Toma de notas lineal: Esto implica grabar la información en un formato secuencial, ideal para presentaciones o conferencias estructuradas.
- Mapas mentales: Al crear diagramas visuales que representan las relaciones entre las ideas, los mapas mentales facilitan la lluvia de ideas y la organización conceptual.
- Método de Cornell: Estructurado en secciones para notas, indicaciones y resúmenes, el método Cornell promueve la toma sistemática de notas.
- Método de esquema: La organización jerárquica de las notas con los temas principales y subtemas permite una visión general estructurada del contenido.
- Método de creación de gráficos: Al utilizar tablas o gráficos, este método permite la comparación y el contraste de diferentes elementos.
- Método de oración: Resumir la información con oraciones completas garantiza que las explicaciones detalladas se capturen de manera efectiva.
- Toma de notas visual: La incorporación de dibujos, símbolos e íconos junto con el texto ayuda a la representación visual y mejora la retención de memoria.
2. Lápiz y papel frente a digital
Los estudios indican que la toma de notas manuscritas mejora la retención a largo plazo de la información conceptual. Al tomar notas de las reuniones manualmente, las personas tienden a concentrarse en los aspectos esenciales de la discusión, ya que no es práctico capturar cada detalle palabra por palabra. Además, abstenerse de usar un portátil puede desalentar las conductas de multitarea y promover una mayor participación en la reunión.
3. Captura los puntos clave
Intentar transcribir las notas de la reunión palabra por palabra puede resultar extremadamente agotador. Si bien las reuniones implican un diálogo extenso, no todas las palabras son cruciales para quienes revisan las notas después. En cambio, concéntrese en capturar las ideas clave, los puntos de discusión, las decisiones resultantes y las acciones para priorizar las tareas.
4. Organice sus notas
Si utilizas una plantilla para notas de reuniones o una plantilla para actas de reuniones, aprovechar un formato prediseñado puede acelerar el proceso de toma de notas y eliminar la necesidad de prepararlas o formatearlas en tiempo real. Con una estructura estandarizada, independientemente de quién tome las notas, tu próxima reunión mantendrá la uniformidad y garantizará que cada miembro del equipo sepa qué información esperar.
5. Toma de notas delegada
Cuando estás a cargo de dirigir una reunión, puede resultar difícil hacer malabares con la toma de notas y facilitar las conversaciones con los miembros del equipo. Si prestas una reunión crítica, considera la posibilidad de delegar esas responsabilidades en un miembro del equipo en lugar de escribir tus propias notas. En el caso de las reuniones periódicas, alterna entre los miembros del equipo la función de responsable de la toma de notas designada para garantizar que todos los presentes en la sala de conferencias tengan la oportunidad de participar activamente en el debate.
6. Graba conversaciones con un software de transcripción
En el entorno de trabajo remoto actual, optar por grabar y compartir un vídeo de las reuniones suele ser más práctico que escribir notas detalladas de las reuniones. Aprovechando integraciones como Punto azul, las conversaciones se pueden transcribir para que los miembros del equipo las revisen más adelante. Bluedot es uno de los mejores aplicaciones de toma de notas con IA. El acceso a una transcripción permite identificar rápidamente las conversaciones habituales y las excelentes notas de las reuniones con los puntos clave y los elementos de acción.
Antes de grabar las reuniones del equipo, es esencial informar a todos los participantes sobre la grabación y su uso previsto. Después, asegúrate de que tanto la grabación como la transcripción se compartan en un lugar centralizado para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ella.
7. Rastrea los contactos clave
Cuando alguien plantee un tema que pueda requerir seguimiento, asegúrese de anotar su nombre junto a ese punto. Esto garantiza la claridad para futuras consultas, lo que permite una fácil comunicación o sincronización con la persona pertinente en relación con el tema específico.
Además, este enfoque resulta beneficioso en situaciones en las que dos partes interesadas tienen opiniones diferentes sobre un tema. Al documentar ambos puntos de vista, puede utilizar estos argumentos como base para el proceso de toma de decisiones, lo que ayuda a determinar el curso de acción final.
8. Comparte notas en vivo
Si trabajas de forma remota, es probable que asistas a muchas videoconferencias. Compartir la pantalla mientras tomas notas puede ayudarte a ti y a tu equipo. Si te pierdes algo, tu equipo puede ofrecer ideas y sugerir cosas durante la reunión. Compartir la pantalla mientras tomas notas puede resultar beneficioso para los miembros de tu equipo.
9. Distribuye notas a todos
Registrarse después de una reunión ayuda a todos a entender qué decisiones se tomaron. Si alguien no asiste a la reunión, puede leer tus notas más tarde para ponerse al día. Si se omitió algo importante, tu equipo puede añadirlo a las notas de seguimiento. Asegúrate de que el documento sea fácil de compartir y encontrar, y crea un plan con tu equipo para saber dónde guardarlo y cómo acceder a él más adelante.
Plantilla para notas de reuniones
Estas prácticas herramientas son fantásticas para agilizar el proceso de su reunión y garantizar que cada reunión sea productiva y eficiente. Con las plantillas de notas para reuniones, puedes establecer sin esfuerzo la agenda, delinear los puntos clave de la discusión y asignar los puntos de acción por adelantado. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mantiene a todos informados durante la propia reunión, lo que garantiza que todos estén en sintonía.
Bluedot's ofrece increíbles plantillas de reuniones gratuitas, para que pueda establecer sin esfuerzo el orden del día de la reunión, delinear los puntos clave del debate y asignar los puntos de acción por adelantado en la sala de reuniones.
Además, usando Plantillas de reuniones Bluedots garantiza la coherencia en todas las reuniones, lo que facilita la revisión de las discusiones anteriores y el seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. En resumen, las plantillas de reuniones suponen un punto de inflexión para cualquiera que quiera mejorar su estrategia de reuniones y lograr mejores resultados con menos esfuerzo.
Conclusión
Tomar buenas notas de las reuniones es una habilidad que se puede perfeccionar con la práctica y las herramientas adecuadas. Si sigue los pasos descritos anteriormente, puede asegurarse de que sus notas reflejen los puntos clave de cada reunión, lo que permite un mejor seguimiento, acción y toma de decisiones en general. Sin embargo, incluso el método de toma de notas más meticuloso se puede mejorar significativamente con la ayuda de la tecnología adecuada.
Bluedot va más allá de la simple captura de texto y ofrece una solución integral de gestión de reuniones. No solo le permite grabar discusiones y transcribir con una precisión excepcional, pero también te permite organizarlos sin esfuerzo, clasificarlos por tema o orador e incluso colaborar con colegas en tiempo real.
Esto es particularmente valioso cuando alguien comparte su pantalla durante una reunión, ya que Bluedot es perfecto captura el audio y elementos visuales para garantizar que no se pierda nada en la traducción.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre las notas de las reuniones y las actas de las reuniones?
Las notas de las reuniones no deben confundirse con las actas de las reuniones. Si bien las actas de las reuniones suelen distribuirse a todos los asistentes después de la reunión y sirven como actas oficiales, las notas de las reuniones sirven como referencias personales.
A diferencia de las actas, que requieren la aprobación de todos los participantes de la reunión, las notas no requieren este tipo de formalidades. Ofrecen flexibilidad para la expresión informal, subjetiva y creativa. Ya sea que se compartan o se mantengan en privado, la elección recae exclusivamente en quien toma las notas. La autonomía está en tus manos; la libertad de decidir cómo utilizarlos es tuya.
La principal disparidad entre los dos radica en su estructura y contenido. Las actas siguen un formato específico, que abarca detalles objetivos como el recuento de asistentes, las ausencias, la duración, los puntos clave del debate y las decisiones tomadas. Por otro lado, las notas capturan ideas espontáneas, ideas innovadoras y posibles avances.
¿Cuál es la importancia de tomar notas de las reuniones?
Ya sea que dirija una reunión o participe en ella, las notas son herramientas invaluables para garantizar que todos se vayan con un registro claro y accesible para refrescar la memoria sobre los temas discutidos. Al tomar notas de las reuniones, puedes delegar tareas, destacar los problemas sin resolver y documentar el proceso de toma de decisiones de tu equipo. Compartir tus notas con los ausentes garantiza que se pongan al día rápidamente con lo que se han perdido.
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