Compartir una grabación de Teams te permite distribuir fácilmente las discusiones, presentaciones o decisiones clave de una reunión a quienes no pudieron asistir. En esta guía, aprenderás a compartir una grabación con usuarios internos y externos, a ajustar los permisos y a garantizar un acceso seguro.
Este proceso ayuda a resolver el problema de la falta de información y mejora la colaboración entre su equipo u organización. Si sigues leyendo, descubrirás instrucciones paso a paso, valiosos consejos para la solución de problemas y prácticas recomendadas para compartir contenido de forma segura y sin esfuerzo.
Comprensión de las grabaciones de Microsoft Teams
Las grabaciones de Microsoft Teams pueden mejorar su colaboración al capturar las reuniones en formatos de audio, vídeo y pantalla compartida. Esto facilita la revisión de las discusiones, el intercambio de conocimientos y la retención de información importante. Esto es lo que necesita saber:
Opciones de grabación: Elija entre grabar en la nube (almacenada en OneDrive o SharePoint) o guardar archivos de vídeo directamente en el dispositivo utilizado para la reunión.
Capacidades de uso compartido: Comparta grabaciones con personas específicas, tanto con usuarios internos como externos. Establezca permisos para controlar quién puede ver o descargar las grabaciones.
Funciones de accesibilidad: Utilice subtítulos y transcripciones para que las grabaciones sean inclusivas y fáciles de seguir o consultar más adelante.
Compartir las grabaciones de las reuniones del equipo
Ya sea que hayas grabado desde el calendario de Teams, las reuniones del canal o las reuniones fuera del canal, compartir el enlace de la reunión directamente es un proceso sencillo:
Si grabaste u organizaste la reunión, puedes compartir fácilmente la grabación con los participantes siguiendo estos pasos:
1. Busque la grabación en OneDrive o SharePoint en la pestaña «mis archivos».
2. Compártelo directamente con las personas seleccionando el archivo y usando la opción «Compartir», o copiar el enlace de la reunión y compártelo como prefieras desde la carpeta de grabaciones con los invitados a la reunión.
3. Si decide copiar el enlace, utilice el mismo correo electrónico que utilizó para invitar a las personas a la reunión y reenvíeles el enlace.
Si no grabaste ni organizaste la reunión, pero quieres compartir la grabación con otras personas que no fueron invitadas a la reunión, sigue los mismos pasos. Sin embargo, la persona, organizador de reuniones, o creador de reuniones debes aprobar tu solicitud de uso compartido antes de que otras personas puedan acceder a la grabación o a cualquier otro archivo.
Para compartir externamente
Compartir las grabaciones de Microsoft Teams con asistentes externos o con aquellos que forman parte de reuniones fuera del canal.
- Localice la grabación: Abre Teams y busca la grabación que quieres compartir.
- Abrir en streaming: Haga clic con el botón derecho en la grabación y seleccione «Abrir en Microsoft Stream».
- Comparte el vídeo: Haz clic en el botón «Compartir» situado debajo de la carpeta de grabaciones.
- Añadir destinatarios: Introduzca las direcciones de correo electrónico de los contactos externos.
- Defina los permisos: Elige si pueden ver o editar la grabación en tu configuración de uso compartido.
- Envía el enlace: Haz clic en «Enviar» para ayudarte a compartir las grabaciones de las reuniones.
Consejos de solución de problemas
Estos son algunos consejos para solucionar problemas comunes:
Errores con la reproducción de vídeo
- Compruebe la conexión a Internet: Garantice una conexión a Internet estable y rápida.
- Equipos de actualización: Asegúrate de usar la versión más reciente de Microsoft Teams.
- Prueba con otro navegador: Si utilizas un navegador web, prueba con otro.
- Borrar la caché y las cookies: Borra la caché y las cookies de tu navegador.
- Compruebe los requisitos del sistema: Comprueba que tu dispositivo cumple los requisitos mínimos del sistema para Teams.
Problemas para acceder a las grabaciones
- Verifique el estado de grabación: Asegúrese de que la grabación de la reunión esté completa y procesada.
- Compruebe los permisos: Confirme que tiene los permisos necesarios para acceder a la grabación.
- Revise la configuración de la reunión: Verifique que la grabación esté habilitada para la reunión.
- Póngase en contacto con el soporte de TI: Si sigues teniendo problemas, ponte en contacto con tu departamento de TI para obtener ayuda.
Retrasos en la disponibilidad de los vídeos
- Tiempo de procesamiento: Deje suficiente tiempo para que se procese la grabación.
- Tamaño de archivo grande: En el caso de una grabación de una reunión muy grande, el procesamiento de otro archivo puede tardar más.
- Congestión de la red: El tráfico de red puede afectar a la velocidad de procesamiento.
Problemas con los controles o enlaces para compartir
- Validez del enlace: Asegúrese de que el enlace para compartir sea válido y no esté caducado.
- Configuración de permisos: Compruebe que el enlace para compartir la grabación de la reunión tenga los permisos correctos, como el acceso de solo lectura.
- Licencia de usuario externo: Compruebe si el usuario externo tiene una licencia de Teams válida.
Problemas con una licencia de usuario externa
- Tipo de licencia: Asegúrese de que el usuario externo tenga una licencia que le permita acceder a la grabación de la reunión.
- Caducidad de la licencia: Compruebe que la licencia no haya caducado.
- Póngase en contacto con el administrador: Si el usuario externo tiene problemas, ponte en contacto con el administrador de Teams de tu organización para que te ayude a editar los permisos.
Conclusión
Compartir las reuniones de Microsoft Teams es esencial para captar las discusiones clave y garantizar que no se pierda ningún detalle importante, especialmente cuando tú u otra persona están compartir su pantalla. Con Punto azul, puede simplificar el proceso de grabación y gestionar sus reuniones.
Bluedot va más allá de la transcripción básica; ofrece grabación de alta calidad, transcripción automática y funciones como correos electrónicos generados automáticamente y personalizable plantillas de reuniones. Además, Bluedot almacena de forma segura las grabaciones de sus reuniones, lo que permite acceder fácilmente y revisar las grabaciones de las reuniones del canal cuando sea necesario. Bluedot ofrece algunas funciones adicionales como:
- Software de transcripción de entrevistas
- Transcripción de la conferencia telefónica
- Inteligencia artificial de Microsoft Teams-tomador de notas
- Transcripción de actas de la reunión
- Tomador de notas automático
- Conozca Transcription Extension
- Editar Microsoft Teams
Esto convierte a Bluedot en la mejor herramienta de chat de reuniones para una gestión y documentación de reuniones sin problemas.
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES
¿Puedo editar la grabación de una reunión de Teams antes de compartirla?
Lamentablemente, no puedes editar directamente la grabación de una reunión de Teams. Una vez finalizada la grabación de una reunión de canal, normalmente se considera un producto final. Sin embargo, puedes añadir anotaciones o comentarios a la grabación en Microsoft Stream para proporcionar contexto adicional o resaltar puntos específicos.
¿Cómo garantizar la compatibilidad de reproducción de las grabaciones de Teams?
Para garantizar que las grabaciones de tu equipo se puedan reproducir en varios dispositivos y plataformas, ten en cuenta lo siguiente:
Utilice un formato compatible: Los equipos suelen grabar las reuniones y guardar las grabaciones en formato MP4, que es ampliamente compatible.
Reproducción de prueba: Antes de compartir, prueba la grabación de vídeo en diferentes dispositivos y plataformas para comprobar la compatibilidad.
Utilice una plataforma fiable: Microsoft Stream, donde se suelen almacenar las grabaciones de Teams, está diseñado para reproducir y compartir contenido de vídeo sin problemas.
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