A veces, enviar una invitación a una reunión de Teams puede parecer más abrumador de lo que es, pero tenemos todo lo que necesitas. Te enseñaremos los pasos básicos para enviar una invitación a una reunión sin esfuerzo. Esta guía proporciona información sobre cómo navegar por la interfaz de Teams, programar reuniones de manera eficiente con la función de calendario, agregar participantes sin problemas y compartir de manera efectiva los enlaces a las reuniones.
Si es la primera vez que programa una reunión o busca optimizar la gestión de sus reuniones, nuestra guía ofrece soluciones prácticas para mejorar la colaboración y la productividad. Descubra aquí valiosos consejos que simplificarán el proceso de programación y garantizarán que las reuniones virtuales sean más fluidas.
Cómo invitar a personas a una reunión de equipo
Enviar una invitación a Teams es un proceso sencillo que mejora la colaboración y la productividad. Siguiendo unos sencillos pasos, los usuarios pueden programar reuniones, agregar participantes y compartir los enlaces de las reuniones de manera eficiente.
A continuación, te explicamos cómo enviar una nueva invitación a una reunión de equipo:
Enviar una invitación a una reunión en vivo de Teams
1. Equipos abiertos: Inicie la aplicación Microsoft Teams en su escritorio o dispositivo móvil.
2. Navega hasta el chat o el canal: Ve al chat o al canal en el que deseas iniciar una reunión en línea.
3. Iniciar una reunión de equipos:
- En un chat: haga clic en el icono del teléfono o del vídeo en la esquina superior derecha para iniciar una reunión.
- En un canal: haz clic en «Reunirse ahora» en la parte inferior de la conversación del canal.
4. Iniciar reunión: Haga clic en el icono «Iniciar reunión».
5. Comparta los detalles de la reunión: una vez que se haya unido a la reunión, tendrá la opción de copiar el enlace de la reunión o compartir el enlace por correo electrónico.
6. Alternativas: Si no le aparecieron las opciones mencionadas anteriormente, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha con la etiqueta «Más». Haz clic en «Información de la reunión» cuando veas la lista desplegable.
7. Invita a los participantes: Una vez que comience la reunión, añada la casilla de asistentes obligatorios. Haga clic en «Copiar información del enlace» y comparta el enlace con las personas a las que desee invitar.
Enviar una invitación a una reunión programada en Microsoft Teams
- Abra Microsoft Teams: Inicie la aplicación Microsoft Teams en su escritorio o dispositivo móvil.
- Acceder al calendario: El calendario actúa como asistente de programación. Haga clic en el icono del calendario situado en la parte izquierda de la aplicación.
- Haga clic en «Nueva reunión»: En la esquina superior derecha, haz clic en el botón «Nueva reunión».
- Introduzca los detalles de la reunión de Teams: Proporcione el título de la reunión, añada a los asistentes, establezca la fecha y la hora e incluya cualquier otro detalle relevante.
- Agregar asistentes: En el campo «Agregar asistentes obligatorios», introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas invitar. Los asistentes opcionales se pueden añadir en el campo correspondiente.
- Enviar la invitación: Haga clic en «Enviar» para distribuir la invitación a la reunión. Los asistentes recibirán un correo electrónico con los detalles de la reunión y un enlace para unirse a la reunión.
Enviar una invitación con un enlace a una reunión de Microsoft Teams
- Crear una reunión:
- De Teams: Vaya al calendario, haga clic en «Nueva reunión» y complete los detalles de la reunión. Haga clic en «Guardar» para crear la reunión.
- Desde el calendario de Outlook: Crea un nuevo evento y haz clic en «Reunión de equipos» para generar un enlace a la reunión de equipos.
- Copia el enlace de la reunión: Después de crear la reunión, abra los detalles de la reunión y copie el enlace de la reunión.
- Comparte el enlace: Pegue el enlace de la reunión en un correo electrónico, un chat o cualquier otra herramienta de comunicación y envíelo a las personas a las que desea invitar.
Invitar a usuarios externos a una reunión de Microsoft Teams
Hay dos formas principales de enviar invitaciones para invitar a usuarios externos (personas ajenas a su organización) a una reunión de Microsoft Teams:
1. Uso de direcciones de correo electrónico:
- Programa la reunión: Abre el calendario de Teams y haz clic en «Nueva reunión». Añade los detalles de la reunión, como el título, la fecha y la hora.
- Invita a asistentes externos: En el campo «Agregar asistentes obligatorios» o «Agregar asistentes opcionales», ingresa las direcciones de correo electrónico completas de los usuarios externos a los que deseas invitar. Los equipos diferenciarán entre asistentes internos y externos.
- Envío de la invitación: Cuando hayas agregado a todos, haz clic en «Enviar» para enviar la invitación a la reunión. Los usuarios externos recibirán un correo electrónico con los detalles de la reunión y un enlace para unirse a la reunión. Es posible que tengan que crear una cuenta Microsoft gratuita para unirse.
2. Uso de un enlace de reunión:
- Crea la reunión: Al igual que en el caso anterior, crea una nueva reunión o abre una ya existente en tu calendario de Teams.
- Obtenga el enlace de la reunión: Busque el enlace de la reunión en los detalles de la reunión. Aparecerá como una URL.
- Copia y comparte el enlace: Haga clic en el enlace para copiarlo. Comparta este enlace con sus usuarios externos por correo electrónico, chat o cualquier plataforma que prefiera.
- Unirse a la reunión: Cualquier persona que tenga el enlace puede hacer clic en él para unirse a la reunión. Según la configuración de su organización, es posible que tengan que iniciar sesión con una cuenta de invitado.
Notas importantes:
- Acceso de invitados habilitado: Para que los usuarios externos puedan unirse a la reunión, el acceso de invitados debe estar habilitado en la configuración de Teams.
- Funciones limitadas para los huéspedes: Los usuarios externos (invitados) pueden tener funcionalidades limitadas en comparación con los participantes internos.
Conclusión
Ya te hemos enseñado el arte de enviar invitaciones a reuniones de Microsoft Teams para garantizar que todos estén en sintonía y listos para colaborar. Sin embargo, es igualmente crucial capturar esas discusiones importantes para consultarlas en el futuro o compartir las conclusiones clave con los ausentes. Aquí es donde Bluedot interviene como solución inigualable para grabar sus reuniones de Microsoft Teams.
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Sin embargo, la propuesta de valor de Bluedot va más allá de las opciones de reuniones. Ofrece funciones como correos electrónicos generados automáticamente para mantener a todos informados y plantillas de reuniones para agilizar su flujo de trabajo. Además, Bluedot almacena tus grabaciones de forma segura, lo que permite un fácil acceso y una referencia futura.
En resumen, Bluedot le permite aprovechar al máximo sus reuniones de Microsoft Teams al proporcionar una experiencia integral de grabación y colaboración.
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