Feche o negócio: como dominar os e-mails de acompanhamento de reuniões

Desde recapitular os destaques até atribuir tarefas, aprenda a escrever acompanhamentos eficazes que mantenham o caos pós-reunião sob controle.

Então você acabou de ter uma reunião super bem-sucedida — parabéns! Mas como manter o ritmo depois que a poeira (real ou virtual) baixa?

É aí que entram os acompanhamentos das reuniões. Esses bad good boys são uma ferramenta poderosa para recapitular discussões, atribuir tarefas e manter todos no caminho certo.

Neste artigo, vamos nos aprofundar nos componentes essenciais de um e-mail de acompanhamento de reuniões bem-sucedido, bem como em algumas adições interessantes que podem levar seu jogo de comunicação a um novo patamar.

Por que o acompanhamento de reuniões é tão importante?

Os acompanhamentos podem parecer simples suplementos para reuniões eficazes, mas, na verdade, trazem muita produtividade. Continue lendo para descobrir 6 maneiras pelas quais o acompanhamento de reuniões pode elevar a eficácia da sua equipe e gerar resultados como nunca antes.

1. Recapitule e atualize: Já saiu de uma reunião com a sensação de ter esquecido metade do que foi discutido? O acompanhamento das reuniões é como um curso de atualização, lembrando a todos os pontos críticos para que nada passe despercebido.
   Isso será especialmente útil durante o planejamento do projeto, pois permitirá que você volte e revise o contexto por trás das decisões tomadas no início e por quê.

2. Garanta a responsabilidade: Também conhecido como “Mas eu pensei que você estava fazendo isso!” O acompanhamento de suas reuniões responsabilizará todos ao compartilhar as próximas etapas e prazos, garantindo que todos saibam quem está fazendo o quê. Eles são como o GPS que mantém sua equipe indo em direção ao mesmo destino, garantindo que as metas e os cronogramas permaneçam no caminho certo.
3. Reduza o tamanho das reuniões: Acompanhamentos abrangentes permitem que você limite as reuniões somente àqueles que precisam estar presentes. Suponha que você atribua responsabilidades com base no RACI (também conhecido como atribuir funções de projeto aos responsáveis, responsáveis, consultados e informados). Nesse caso, você pode simplesmente enviar seu acompanhamento para aqueles que precisam ser informados para economizar um tempo valioso.
4. Aumente a produtividade: Acompanhamento eficiente de reuniões significa que não há perda de tempo! Quando todos sabem o que estão fazendo, o trabalho avança sem problemas e ninguém fica confuso ou mexendo os polegares.
5. Mantenha todos alinhados: Os acompanhamentos garantem que mesmo aqueles que não puderam comparecer à reunião fiquem informados. É como garantir que todos recebam uma cópia do memorando para que ninguém perca.
6. Faça bom uso de suas anotações de reunião: Ignorar suas anotações de reunião é como deixar seu smartwatch em casa; você perde a oportunidade de acompanhar o progresso e alcançar suas metas. Você fez essas anotações por um motivo, então coloque-as em prática no acompanhamento da reunião.
7. Ótima oportunidade de agendar sua próxima reunião: Se você está em uma função voltada para o cliente, manter contato constante com os clientes é uma parte importante do trabalho. Certifique-se de usar esses acompanhamentos como uma oportunidade para envie seu link de reserva e mantenha contato com clientes ou clientes.

O que você deve incluir nos acompanhamentos da reunião?

Agora que você sabe o que os acompanhamentos de reuniões podem fazer, vamos examinar melhores práticas para escrevê-las. Abaixo, você encontrará alguns acompanhamentos impactantes indispensáveis, bem como alguns complementos interessantes para incluir a seu critério.

Imprescindíveis 💯

• Resumo das principais decisões—Recapitule as decisões importantes tomadas durante a reunião para garantir que todos se mantenham atualizados.
  Exemplo 👉”Depois de uma discussão minuciosa, a equipe decidiu prosseguir com a Opção A para a nova campanha publicitária e concordou em lançá-la no próximo mês.”

• Próximas etapas—Isso é semelhante a um roteiro para as próximas semanas, detalhando as etapas a serem tomadas no futuro e os marcos futuros.
  Exemplo 👉”As próximas etapas envolvem a finalização do cronograma do projeto e a revisão da alocação de recursos.”

• Itens de ação—Descreva claramente as tarefas atribuídas a cada participante, incluindo responsabilidades e prazos.
  Exemplo 👉”Sarah criará os slides da apresentação, Tom elaborará a proposta do projeto e Emily entrará em contato com parceiros em potencial até sexta-feira.

• Notas da reunião—Eles servirão como um registro abrangente de sua reunião, informando a todos sobre os pontos essenciais levantados, as perguntas feitas e quaisquer ideias importantes.
  Exemplo 👉”As notas da reunião para a sessão de hoje foram compiladas e anexadas para sua referência. Por favor, revise-os e me avise se alguma coisa precisar ser esclarecida ou expandida.”

💡 Dica profissional: Economize tempo e problemas usando uma ferramenta baseada em IA, como Bluedot para gerar automaticamente notas de reunião para enviar seus acompanhamentos. Um e pronto.

Ótimos complementos 👏

• Nota pessoal—Agradeça e inclua uma nota rápida para dar um toque pessoal ao seu acompanhamento.
  Exemplo 👉”Obrigado a todos pela reunião de hoje. Foi muito legal conhecer o plano de treinamento Ironman da Rita!”

• Agenda para a próxima reunião—Se aplicável, adicione o plano para sua próxima reunião para que as pessoas possam contribuir com antecedência.
  Exemplo 👉”Nossa próxima reunião de estratégia de marketing está marcada para terça-feira às 10h. Anexei a agenda caso alguém tenha algum feedback.”

• Referências adicionais—Inclua quaisquer documentos, links ou recursos relevantes discutidos durante a reunião.
  Exemplo 👉”Em anexo estão os slides da apresentação de hoje e um link para o relatório da pesquisa de mercado para referência adicional.”

💡 Dica profissional: Tem medo de que o envio de acompanhamentos leve muito tempo? Experimente uma ferramenta de agendamento on-line (como Você pode me reservar) para enviar automaticamente acompanhamentos personalizados a todos os participantes.

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Maximize o impacto da sua reunião com acompanhamentos

❌ Sem o acompanhamento das reuniões, sua equipe ficará confusa, desorganizada e correrá o risco de perder de vista metas e prazos importantes.

✅ Com o acompanhamento das reuniões, sua equipe estará informada, alinhada e capacitada para lidar com as tarefas com clareza e confiança.

Da recapitulação dos destaques à atribuição de tarefas, o acompanhamento das reuniões não apenas manterá o ritmo após cada reunião, mas também promoverá uma cultura de colaboração e responsabilidade que fará com que sua equipe trabalhe em todos os cilindros.

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Psst... se você precisar de mais orientações, confira estas 15 modelos de e-mail de acompanhamento de reuniões para inspirar os seus.