A prática de gravar reuniões tem se tornado cada vez mais comum. No entanto, você ainda precisa garantir que seus clientes em potencial se sintam confortáveis com isso.
Antes de pressionar o botão de gravação, é fundamental buscar o consentimento de todos os participantes. Isso não apenas promove um senso de confiança e transparência entre os participantes, mas também é o curso de ação ético. Além disso, dependendo da sua localização e nas leis aplicáveis, a obtenção de permissão explícita pode ser uma exigência legal.
Pedindo permissão antes de gravar
Para um processo de gravação tranquilo e respeitoso, recomendamos esperar até obter o consentimento de todos para gravar. Isso garante transparência e se alinha aos regulamentos de privacidade, como o GDPR.
Aqui estão alguns exemplos de como você pode pedir permissão:
- “Gosto de gravar minhas reuniões para poder me concentrar em nossa conversa em vez de fazer anotações. Está tudo bem com você?”
- “Tudo bem se eu gravasse esta sessão para alguém referenciar mais tarde?”
- “Tudo bem se eu começar a gravação? Isso me ajudará a manter todas as informações importantes que discutimos”
- “Gostaria de gravar a reunião para fins de aprendizado. Está tudo bem para você?”
- “Antes de começarmos, quero confirmar que não há problema em gravar nossa conversa. Posso continuar com a gravação?”
Respeitando as preferências
É importante estar atento ao nível de conforto de todos. Depois de solicitar permissão, reserve um momento para confirmar as respostas. Se alguém hesitar ou se opor à gravação, respeite sua preferência e continue sem gravar. Lembre-se, obtendo consentimento total é crucial.
Se alguém expressar desconforto ao ser gravado, você pode responder usando uma das duas opções abaixo.
Opção 1: reconhecer e oferecer alternativas
- “Absolutamente, eu entendo e respeito sua preferência. Você prefere que eu faça anotações detalhadas e as compartilhe com todos depois da reunião?”
- “Não tem problema nenhum! A gravação é principalmente para referência, e certamente podemos continuar sem ela. Você ainda estaria interessado em receber um resumo dos principais pontos discutidos?”
- “Obrigado por me avisar. Criar um ambiente confortável e inclusivo é importante.”
Opção 2: explicar a flexibilidade e reiterar os benefícios
- “Não tem problema nenhum! A gravação é principalmente para referência, e certamente podemos continuar sem ela. Você ainda estaria interessado em receber um resumo dos principais pontos discutidos?”
Indicações de gravação de uma reunião
Além de solicitar permissão verbalmente, considere estas etapas adicionais para informar aos participantes que uma reunião está sendo gravada:
- Mensagem de bate-papo da reunião: Publique uma notificação clara no bate-papo da reunião no início, informando que a sessão está sendo gravada. (adicionar imagem)
- Ferramentas automatizadas: Explore ferramentas como o Bluedot, que podem automatizar o processo de envio de notificações de gravação na plataforma escolhida.
Essas medidas criam um ambiente transparente e fornecem mais garantias aos participantes sobre seu conhecimento da gravação.
Consentimento após o início da gravação
Para garantir a segurança, recomendamos esclarecer que a reunião está sendo gravada pela segunda vez. Dessa forma, você tem proteção total, pois está claramente registrado que você pediu permissão. Você pode usar esses exemplos:
- “Tudo bem, apenas um lembrete de que a reunião está sendo gravada e você deve ver a notificação na caixa de bate-papo. Após a reunião, você receberá um e-mail contendo um resumo e a gravação.”
- “Excelente, a gravação começou. Você poderia confirmar se está confortável com isso?”
- “Fantástico! A gravação está em andamento e agradeço sua confirmação. Vamos prosseguir.”
Compartilhamento de gravações após a reunião
Após o término da reunião, plataformas como o Bluedot podem compartilhar automaticamente a gravação e o resumo da reunião com os participantes. Para o compartilhamento contínuo de recapitulações, basta selecionar “sempre compartilhar” e isso será feito por padrão.
Depois que a reunião for compartilhada, todos os participantes receberão um e-mail contendo um resumo, itens de ação e um link para o vídeo em si.
Ao abrir o link, os participantes encontrarão uma transcrição, um vídeo e um resumo gerado pela IA com itens de ação.
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