Como adicionar uma reunião de equipes ao Outlook

Adicionar uma reunião do Teams à sua área de trabalho ou calendário no Outlook é um processo simples que simplifica o agendamento e aumenta a produtividade. Ao integrar o Microsoft Teams com o Outlook, você pode facilmente criar e gerenciar reuniões virtuais diretamente do seu desktop e calendário, eliminando a necessidade de alternar entre aplicativos.

Continue lendo para descobrir como essa integração pode economizar tempo, melhorar a organização de reuniões, criar e aprimorar seu gerenciamento geral de reuniões on-line.

Você pode usar o Microsoft Teams com o Microsoft Outlook?

Sim, você pode usar o Microsoft Teams com o Microsoft Outlook. Eles geralmente são usados juntos para agendar uma reunião do Teams para melhorar a produtividade e a comunicação da equipe.

Aqui estão algumas das principais formas de integração:

• Agendamento de reuniões de equipes: Você pode agendar diretamente uma reunião do Teams a partir do calendário do Outlook.
• Basta criar um novo evento, selecionar a opção “Reunião de equipes” e convidar participantes.
• Participando de reuniões de equipes: Quando uma reunião do Teams for agendada, você verá um botão de ingresso diretamente no evento do calendário do Outlook.
• Integração de bate-papo: A funcionalidade de bate-papo das equipes pode ser acessada no Outlook, permitindo que você envie mensagens rapidamente aos colegas sem sair do seu cliente de e-mail.
• Compartilhamento de arquivos: Os arquivos compartilhados no Teams podem ser facilmente acessados e gerenciados quando você abre o Outlook.

O que você pode fazer com o Outlook/Teams?

Aqui estão algumas das principais coisas que você pode fazer com o Outlook e a reunião do Teams:

Perspectiva:

• Gerenciamento de e-mail: Envie, receba, organize, adicione listas e gerencie e-mails.
• Calendário: Agende compromissos, detalhes de reuniões e eventos.
• Contatos: Armazene e gerencie informações de contato.
• Tarefas: Crie, atribua e acompanhe tarefas.
• Notas: Faça e organize anotações.

Equipes:

• Bate-papo: Comunique-se com indivíduos ou grupos em tempo real.
• Canais: Organize as conversas em tópicos ou projetos específicos.
• Reuniões: Agende e conduza conferências de vídeo ou áudio.
• Compartilhamento de arquivos: Compartilhe e colabore em arquivos e detalhes da reunião.
• Aplicativos: Integre-se com vários aplicativos de terceiros para obter funcionalidades adicionais.

Funcionalidade combinada:

• Reuniões de equipes no Outlook: Agende uma reunião de equipes no calendário do Outlook.
• Integração de bate-papo: Acesse o bate-papo do Teams de dentro do Outlook.
• Compartilhamento de arquivos: Compartilhe arquivos do Teams diretamente nos e-mails do Outlook.
• Gerenciamento de tarefas: Use o Teams para atribuir e rastrear tarefas relacionadas aos projetos do Outlook.
• Crie e agende reuniões de equipes: Depois de integrar o complemento Teams ao Outlook, você pode configurar facilmente os detalhes de uma reunião do Teams.
• Participe ou aceite reuniões existentes: Quando convidado para uma reunião do Teams, você pode simplesmente aceitar o convite ou participar diretamente da caixa de diálogo de opções do Outlook.

Como adicionar equipes ao Outlook

Etapa 1: instalar as versões desktop do Microsoft Teams e do Outlook

Comece baixando e instalando o Microsoft e o Outlook em seu computador desktop. Depois de instalado, você pode prosseguir para a próxima etapa.

Etapa 2: Entre com a mesma conta da Microsoft

Certifique-se de escolher fazer login no Outlook e no Teams usando a mesma conta da Microsoft. O uso de contas diferentes pode, por sua vez, causar problemas com a integração.

Etapa 3: Abra o Outlook e acesse o menu de arquivos e opções

Depois de entrar, abra um novo Outlook e mude para a visualização Calendário. No canto superior esquerdo, clique na guia Arquivo e escolha Opções no menu.

Etapa 4: Acesse a seção “Suplementos” e localize o complemento de reunião do Microsoft Teams para Microsoft Office

Na janela Opções, vá para a seção “Complemento” da reunião de equipes. Aqui, encontre o “Suplemento do Microsoft Teams para Microsoft Office” na lista. Na caixa de diálogo de opções do Outlook, você pode desinstalar os complementos da reunião do Teams.

Etapa 5: Verifique se o complemento de reunião do Microsoft Teams está ativado

Verifique se a lista de complementos do Teams está ativada. Para verificar se tudo está configurado corretamente, retorne à interface principal do Outlook e procure o botão Reunião de equipes na faixa de opções. Se aparecer, você está pronto para usar o Teams no Outlook para criá-los e convidar participantes para sua reunião online.

Solução de problemas de conectividade do Outlook e do Teams

Se você estiver tendo problemas para conectar o Outlook e o Teams, aqui estão algumas etapas que você e sua equipe podem seguir para resolver o problema:

1. Reinicie o Outlook e o Teams:

• Uma simples reinicialização geralmente pode resolver falhas temporárias. Feche completamente os dois aplicativos e reabra-os para um aplicativo ativo.

2. Verifique a conectividade da rede:

• Certifique-se de ter uma conexão estável com a Internet e de que sua rede esteja funcionando corretamente. Tente acessar outros serviços de reunião on-line para confirmar a conectividade antes de convidar participantes.

3. Verifique se há problemas conhecidos:

• Pesquise problemas conhecidos de conectividade do Outlook e do Teams nos fóruns de suporte ou no site da Microsoft. Tente verificar se você precisa atualizar para uma nova versão do Teams antes de agendar reuniões do Teams ou atualizar para uma versão mais recente do Outlook.

Conclusão

A integração do Microsoft Teams com o Outlook simplifica o agendamento, a criação e o gerenciamento de reuniões virtuais, aprimorando sua eficiência organizacional e evitando conflitos de agendamento. Para maximizar os benefícios de suas reuniões, especialmente quando o compartilhamento de tela está envolvido, o Bluedot é uma ferramenta inestimável de reuniões e chamadas on-line.

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• E-mails gerados automaticamente: Envie automaticamente resumos de reuniões ou itens de ação aos participantes.
• Modelos de reunião: Crie modelos de reunião predefinidos para agilizar o processo de planejamento.
• Transcrição: Transcreva automaticamente suas gravações para facilitar a consulta e a pesquisa.
• Armazenamento seguro: Armazene com segurança suas gravações e transcrições para acesso futuro.

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