要点のまとめからタスクの割り当てまで、会議後の混乱を防ぐ効果的なフォローアップの書き方を学びましょう。
これで素晴らしい会議ができましたね。おめでとうございます！しかし、(現実または仮想の) ほこりが落ち着いた後も、どうやって勢いを維持しているのでしょうか?
そこで、会議のフォローアップが役立ちます。こうした悪徳少年たちは、議論のまとめやタスクの割り当て、全員の仕事の進め方を維持するための強力なツールです。
この記事では、会議のフォローアップメールを成功させるために欠かせない要素と、コミュニケーションゲームを次のレベルに引き上げるための、あると便利な追加事項について詳しく説明します。
ミーティングのフォローアップがなぜそれほど重要なのか?
フォローアップは、効果的な会議の補足のように思えるかもしれませんが、実際には生産性の向上に役立ちます。フォローアップミーティングでチームの効果を高め、かつてないほど成果を上げる 6 つの方法をご紹介します。
- まとめと更新: 話し合った内容の半分を忘れたような気持ちで会議を終えたことはありませんか？会議のフォローアップは復習コースのようなもので、重要なポイントを全員に思い出させることで、見落としを防ぐことができます。
これは、最初に下された意思決定の背景とその理由をさかのぼって確認できるため、プロジェクト計画を立てる際に特に役立ちます。
- 説明責任の確保: 別名もうダメ、「でもそんなことしてると思ってた！」会議のフォローアップでは、次のステップと期限を共有することで全員に説明責任を持たせ、誰が何をしているのかを全員が把握できるようにします。チームを同じ目的地に向かわせ、目標やタイムラインを順調に進めるための GPS のようなものです。
- 会議の規模を縮小: 包括的なフォローアップにより、会議に出席する必要のある人だけに会議を制限できます。RACI に基づいて責任を割り当てる (つまり、責任者、説明責任、相談相談、情報提供を受けた人にプロジェクトの役割を割り当てる) とします。その場合は、通知が必要な人にフォローアップを送るだけで、貴重な時間を節約できます。
- 生産性の向上: 会議のフォローアップを効率的に行うことで、時間を無駄にすることがなくなります。全員が自分のやっていることを把握していれば、仕事はスムーズに進み、混乱したり親指をいじったりする人はいません。
- 全員の足並みを揃えましょう: フォローアップにより、会議に出席できなかった人でも常に最新情報を把握できます。これは、全員がメモのコピーを受け取れるようにして、誰も見逃さないようにするようなものです。
- 議事録を有効に活用しましょう。 議事録を無視するのは、スマートウォッチを家に置いておくようなものです。進捗状況の追跡や目標の達成を見逃してしまいます。メモを取ったのには理由があるので、会議のフォローアップに役立てましょう。
- 次回の会議を予約する絶好の機会: クライアントと接する役割を担っている場合、顧客と常に連絡を取り合うことは仕事の重要な部分です。これらのフォローアップは、必ず次の機会として利用してください。 予約リンクを送信 そして、顧客やクライアントと連絡を取り合ってください。
会議のフォローアップには何を含めるべきですか？
会議のフォローアップで何ができるかがわかったところで、次に進みましょう それらを書く際のベストプラクティス。以下に、インパクトのあるフォローアップの必需品と、自由に含めることができる便利なアドオンをいくつか紹介します。
マストアイテム 💯
- 主な決定の要約—会議中に行われた重要な決定を振り返り、全員が最新情報を把握できるようにします。
例 👉」綿密な話し合いの結果、チームは新しい広告キャンペーンのオプションAを進めることを決定し、来月開始することに合意しました。」
- 次のステップ—これは、今後数週間のロードマップのようなもので、今後取るべきステップと今後のマイルストーンを詳述しています。
例 👉」次のステップは、プロジェクトタイムラインの最終決定とリソース割り当ての見直しです。」
- アクションアイテム—責任や期限など、各参加者に割り当てられたタスクの概要を明確に説明してください。
例 👉」サラはプレゼンテーションスライドを作成し、トムはプロジェクト提案書を作成し、エミリーは金曜日までに潜在的なパートナーに連絡します。
- 会議メモ—これらは会議の包括的な記録として役立ち、提起された重要なポイント、尋ねられた質問、および注目すべき洞察を全員に伝えます。
例 👉」本日のセッションの議事録がまとめられ、参照用に添付されています。内容を確認して、何か明確化または拡張が必要な場合はお知らせください。。」
💡 プロからのヒント: 次のようなAI搭載ツールを使用することで、時間と手間を省くことができます ブルードット フォローアップで送信する議事録を自動的に生成します。これで完了です。
素敵なアドオン 👏
- 個人メモ—お礼を言い、簡単なメモを添えて、フォローアップに個人的なタッチを加えましょう。
例 👉」皆さん、今日のミーティングありがとうございました。リタのアイアンマントレーニングプランについて知ることができて本当に良かったです！」
- 次回の会議の議題—必要に応じて、次回の会議の計画を追加して、前もって参加者が参加できるようにしてください。
例 👉」次回のマーケティング戦略会議は、火曜日の午前 10:00 に予定されています。フィードバックがある場合に備えて、議題を添付しました。。」
- その他の参考資料—会議中に話し合った関連文書、リンク、またはリソースをすべて含めてください。
例 👉」添付されているのは、今日のプレゼンテーションのスライドと、さらに参照できる市場調査レポートへのリンクです。。」
💡 プロからのヒント: フォローアップの送信に時間がかかるのではないかと心配ですか？オンラインスケジューリングツール (のような) を試してみてください。 私を予約できます）すべての参加者にパーソナライズされたフォローアップを自動的に送信します。
フォローアップで会議のインパクトを最大化
❌ フォローアップを行わないと、チームは混乱し、まとまりがなく、重要な目標や期限を見失うリスクがあります。
✅ 会議のフォローアップを行うことで、チームが情報を得て足並みを揃え、明確かつ自信を持ってタスクに取り組むことができるようになります。
要点のまとめからタスクの割り当てまで、会議のフォローアップは、会議のたびに勢いを増すだけでなく、チームが全力を尽くすようなコラボレーションと説明責任の文化を育むことにもなります。
Psst... さらにガイダンスが必要な場合は、これらを確認してください 15 種類の会議フォローアップメールテンプレート 自分の心を奮い立たせるために
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