最適な1対1の会議テンプレートを作成する方法

1対1の会議テンプレートがあると、マネージャーと従業員は構造化された有意義な会話をすることができます。優れたテンプレートがあれば、フィードバック、チームのパフォーマンス、キャリア開発、従業員の業績、個人的な目標、不明瞭な期待や話のポイントといった一般的な問題点など、重要な瞬間を完璧に把握できます。

1 対 1 の会議を行うことで、オープンなコミュニケーションを図り、非生産的な会議や直属部下との不一致に関連する問題を解決できます。以下では、従業員の生産性の向上、長期的な価値の提供、チームや個人間の関係の改善に役立つ、一回限りの会議アジェンダテンプレートを作成するためのツールとヒントをご紹介します。

1 対 1 ミーティングとは

議題を設定した1対1の会議と、直属部下または従業員とマネージャーとの定期的な会議または会話。これらは、個人の課題、キャリア目標、希望にプライベートな場で焦点を当てるという点で、一般的なチームミーティングとは異なります。また、チームメンバーの目標に合ったKPI (主要業績評価指標) についても話し合います。1 対 1 のミーティングでは、フィードバック、従業員のキャリア志望、個人的な目標について話し合うことで、チームの文化とダイナミクス、従業員のエンゲージメント、従業員の能力開発と成長を促進し、改善します。

1 対 1 会議テンプレートの種類

OKR の目標設定と計画

この会議は、従業員の目標と目的を会社の組織と整合させることを目的としています。測定可能な明確な結果を示し、マネージャーや従業員が自分の責任を常に把握できるようにするためによく使用されます。これらの会議は、期待事項を明確にし、社員に説明責任を持たせ、議論の要点を明らかにし、従業員にフィードバックの交換を促し、進捗状況を追跡することを目的としています。

キャリア成長会議

これらの会議は、目標や願望について話し合うことで従業員の成長を支援するためのものです。各自のスキルギャップを特定し、職業上の成長と昇進の機会を模索するのに役立ちます。長期的なキャリアパスの計画、即時の専門能力開発の機会とニーズの計画、アクションプランの策定に最適です。

オンボーディングとトレーニングミーティング

オンボーディングミーティングは、新しいチームメンバーが会社や参加する新しいチームに精通するのに役立ちます。これらのミーティングは、役割の理解、質問への対応、トレーニングスケジュールの確認を目的としています。これらの会議は、最初の数週間の新入社員のチーム全体のエンゲージメントと生産性を向上させるためのものです。

ブレーンストーミングミーティング

ブレーンストーミングミーティングは、集まって新しいアイデアや考えを思いつく場所です。こうしたミーティングは、2人の間でオープンな会話やコラボレーションを促し、新しいプロジェクトやタスクの解決策を見つけるためのものです。

従業員健康ミーティング

これらの会議は、従業員の職業的および個人的な幸福に関するものです。これは、マネージャーが従業員の仕事量をチェックして、ストレスレベルと全体的な仕事満足度のバランスを取る方法です。これは、従業員が発言するためのプライベートなスペースであり、マネージャーが検証し、安心させ、パフォーマンスフィードバックを提供するためのプライベートなスペースでもあります。

スキップレベルミーティング

これらの会議は、シニアリーダーが直属の上司を迂回して、2階下の従業員と専用のスペースで総合的な議論を行うためのものです。生産性の高いマネージャーが、フィルタリングされていない建設的なフィードバックを収集し、関係を構築し、組織層を超えたチームのダイナミクスを理解するためのものです。会社の報酬理念について話し合うことも含まれるかもしれません。

問題解決会議

これらの会議は、チームまたは従業員が直面している特定の課題に取り組むためのものです。会議では、考えられる解決策について話し合い、問題を特定し、今後の方向性を決定します。これらは 1対1の会議テンプレートはソフトウェアエンジニアに適しています。問題解決会議は、積極的な紛争解決、相互尊重、およびステータス報告に関するチームワークを促進します。

1 対 1 ミーティングテンプレートの使用方法

ステップ 1:1 対 1 のミーティングを設定します。

まず、会議で話し合う内容に関連する 1 対 1 の会議テンプレートを作成します。以下を含める必要があります。

• キャリア開発。これには、彼らの願望と目標が含まれます。
• 前週のタスクとプロジェクトを確認し、現在のステータスを確認します。
• メモを取り、課題を特定し、フィードバックを提供し、次のキャッチアップに向けた目標と期待を設定します。

ステップ 2:マンツーマンでやりましょう

会議中:

• バーチャルでも対面でも、静かな空間を見つけ、双方がプライベートで過ごせる時間帯を決めてください。
• 積極的に耳を傾け、敬意を示し、オープンなコミュニケーションを図ってください。
• 完了したタスク、日々の業務上の課題、従業員の取り組みを確認します。
• パフォーマンスに関するフィードバックを提供し、懸念事項に対処し、将来のキャリアプランニングと専門能力開発を検討してください。
• この会話中心のセッションを利用して、従業員の個人的な成長と希望に真の関心を示してください。

ステップ 3:まとめて出席者と共有する

最後の会議の後:

• 今後の会議に向けて、トピック、目標、アクションアイテムなどの重要なポイントを要約します。
• メモ、ハイライト、要約を出席者と共有して、話し合った内容を両者が明確に理解できるようにします。
• フィードバックを活用して将来の企業文化を改善し、より効果的な企業文化を築きましょう。
• 従業員がタスクを完了したときに評価されていると感じられるように、隔週で会議を開くことを計画してください。

1 対 1 ミーティングガイドライン

優れた1対1の会議テンプレートには、常に次のような個人的なチェック項目があります。

• 過去および最近のプロジェクトのレビュー
  • 過去1週間の状況更新について話し合い、前回の会議で得た障害や成果を確認してください。
• キャリア志向と目標
  • 社内での職業上の目標やキャリア志向など、従業員の成長機会を探ってみてください。
• 期待値を設定し、フィードバックを送ってください。
  • フィードバックやアドバイスを交換し、次の会議に向けて明確にする必要がある質問があれば答えてください。
• アジェンダポイントから始めましょう。
  • 従業員に懸念事項やトピックを共有してもらい、安全な場所で話し合ってもらい、オープンな会話を促しましょう。

1 対 1 ミーティングのヒント

• 従業員に焦点を当てましょう。
  • 会議時間の大半は、従業員の話に耳を傾け、直属部下の視点を理解することに費やしてください。
  • 日常業務、現在のプロジェクト、職場で直面している課題について話してください。
• アクティブリスニングの練習
  • 自由回答形式の質問をしたり、アイコンタクトをとったりすることで、積極的に耳を傾けることができます。相手が話しているときに邪魔をしないでください。
  • 相手のフィードバックや考えに興味があることを示しましょう。
• キャリア開発
  • 彼らのキャリア、目標、長期的な目標について話してください。
  • ソフトスキルと能力開発を向上させる機会を設けてください。
• フィードバックを送る
  • 自分の強み、何を改善できるか、どのように改善できるかについて、バランスの取れたフィードバックを行います。
  • 特定の障害を改善する方法の例を挙げてください。
• オープンなコミュニケーションを奨励する
  • 優しく接して、従業員を誘って、ワークライフバランスやエンゲージメントについて話をしてもらいましょう。
  • 従業員に、仕事量、ダイナミクス、能力開発についての考えを共有してもらいます。

結論

マネージャーとチームメンバーのための1対1のテンプレートを用意することは、コミュニケーションを広げ、両者の関係を築くための最良の方法です。自分の恐れ、夢、目標を共有するための専用の時間と安全なスペースを用意しましょう。また、一対一でコミュニケーションの行き届いていないギャップを埋めることができます。

従業員との強固な関係を築こうとしているため、最初の 1 対 1 の会話会議では、常にメモや要約を取ることができるとは限りません。それこそが Bluedot の強みです。ブルードットは、次のような用途に最適なツールです。 会議の録画 また、ディスカッションに役立つ1対1の会議テンプレートを作成することもできます。

特に1対1の会議を録画することは、すべてをキャプチャするための鍵であり、Bluedotはこれをうまく行います。その先へ 転写、AIチャット機能、自動生成メール、カスタマイズ可能などの機能があります インタビュー文字起こしソフトウェア、 1:1 ミーティングテンプレート、 会議の議題、将来の参照用に安全に保管してください。

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