会議を記録する習慣はますます一般的になっています。ただし、見込み客がそれを快適に感じられるようにする必要はまだあります。
録音ボタンを押す前に、参加者全員の同意を求めることが重要です。これは出席者間の信頼感と透明性を高めるだけでなく、倫理的な行動方針でもあります。さらに、 お住まいの地域によって異なります および適用法では、明示的な許可を得ることが法的要件となる場合があります。
録音前に許可を求める
スムーズで礼儀正しい録音プロセスを実現するために、全員の同意を得て録音を開始するまで待つことをお勧めします。これにより、透明性が確保され、GDPRなどのプライバシー規制との整合性が保たれます。
許可を求める方法の例は次のとおりです。
- 「メモを取る代わりに会話に集中できるように、会議を記録するのが好きです。それでよろしいですか？」
- 「後で誰かが参照できるようにこのセッションを録音してもいいですか？」
- 「録音を始めてもいいですか？話し合った重要な情報をすべて記録しておくのに役立ちます。」
- 「学習計画書のために会議を録画したいです。大丈夫ですか？」
- 「始める前に、会話を録音しても大丈夫か確認しておきたいです。録音を続けてもいいですか？」
好みの尊重
全員の快適さを意識することが重要です。許可をリクエストしたら、少し時間を取って返答を確認します。誰かが録音にためらったり、反対したりした場合は、その人の好みを尊重し、録音せずに続行してください。覚えておいて、入手してください。 完全同意 重要です。
誰かが録音されたことに不快感を覚えた場合は、以下の 2 つのオプションのいずれかを使用して対応できます。
オプション1: 代替案を確認して提案する
- 「絶対に、私はあなたの好みを理解し、尊重します。詳細なメモを取って、会議後に全員と共有してもよろしいですか？」
- 「全然問題ない！録音は主に参考用で、録音しなくても確かに進めることができます。議論された要点の概要をまだ受け取りたいと思いますか？」
- 「知らせてくれてありがとう。快適でインクルーシブな環境を作ることは重要です。」
オプション2: 柔軟性を説明し、メリットを繰り返す
- 「全然問題ない！録音は主に参考用で、録音しなくても確かに進めることができます。議論された要点の概要をまだ受け取りたいと思いますか？」
会議の録画の兆候
口頭で許可を求める以外にも、会議が録画されていることを参加者に伝えるために、次の追加手順を検討してください。
- 会議チャットメッセージ: 最初に会議チャットに、セッションが記録されていることを明記した明確な通知を投稿してください。(画像を追加)
- 自動化ツール: 選択したプラットフォーム内でレコーディング通知を送信するプロセスを自動化できるBluedotなどのツールをご覧ください。
これらの措置によって透明性の高い環境が作り出され、参加者はレコーディングに対する意識をさらに高めることができます。
記録開始後の同意
念のため、会議が2回目に記録されていることを明確にしておくことをお勧めします。これにより、許可を求めたことが明確に記録されるので、完全に保護されます。次の例を使用できます。
- 「よし、会議が録音中だということを思い出させてくれ。チャットボックスに通知が表示されるはずだ。会議の後、概要と記録が記載されたメールが届きます。」
- 「素晴らしい、レコーディングが始まった。これで問題ないか確認していただけますか？」
- 「素晴らしい！レコーディングが進行中です。ご確認いただきありがとうございます。続けましょう。」
会議後の記録の共有
会議が終了すると、Bluedotなどのプラットフォームは、会議の記録と要約を参加者と自動的に共有できます。まとめを継続的に共有するには、「常に共有する」を選択するだけで、デフォルトで共有されます。
ミーティングが共有されると、参加者全員に、概要、アクションアイテム、ビデオ自体へのリンクが記載されたメールが届きます。
リンクを開くと、参加者はトランスクリプト、ビデオ、およびアクションアイテムを含むAIによって生成された要約を見つけます。
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