議事録の作成に取り掛かると、ペースの速い議論についていこうとして、メモ帳で必死にタイプしていることに気付くかもしれません。ただし、落とし穴があります。この必死のタイピングでは、会話に積極的に参加しているというよりも、文字起こしマシンのように感じることがあります。幸いなことに、課題があっても、必ず発見されるのを待っている解決策があります。
効果的な会議メモを取るテクニックを適用することで、積極的に関与しつつ、会議中に重要な情報を記録することができます。次のセクションでは、重要な洞察を簡潔に強調し、今後の集会の貴重な参考資料として役立つ効果的な議事録を作成する方法をご紹介します。
議事録とは
会議では、議事録という形で記録された重要な情報が残ります。これらのメモは、話し合った重要なポイント、決定事項、アクションアイテムなどをまとめたメモの役割を果たします。なぜ議事録を書くの？締め切り、目標、遭遇した障害などの重要な詳細を含む、会議の進捗状況を要約した記録と考えてください。
これらのメモは効率化を目的として作成されていることを忘れないでください。不必要な詳細は省き、後で参照できるように良いメモの要点を書き留めることに集中してください。そうすることで、自分自身や同僚にとって貴重なリソースが生まれます。
生産的な会議メモを取るための9つのヒント
効果的なメモを取ることは、重要な情報を記録するのに役立つだけでなく、会議中の積極的な関与とコラボレーションを促進します。以下のヒントを参考にすれば、より効果的な議事録をより効率的に作成できます。
1。自分のノートテイキングスタイルを見つけよう
一般的なメモ取り方法はさまざまあるため、自分の役割と学習方法を考慮して、自分に最適な方法を見つけることが不可欠です。ここでは、最も一般的なメモを取る方法をいくつか紹介します。
- リニアノートテイキング: これには、情報を順番に記録することが含まれるため、構造化されたプレゼンテーションや講義に最適です。
- マインドマッピング: マインドマップは、アイデア間の関係を示す視覚的な図を作成することで、ブレインストーミングや概念の整理を促進します。
- コーネル法: コーネルメソッドは、メモ、手がかり、要約のセクションに分かれており、体系的なメモ取りを促進します。
- アウトライン方法: メモをメイントピックとサブトピックで階層的に整理すると、コンテンツの概要を構造化できます。
- チャート作成方法: この方法では、表またはグラフを利用して、さまざまな要素の比較と対比が可能になります。
- 文法: 完全な文章を使用して情報を要約すると、詳細な説明が効果的にキャプチャされます。
- ビジュアルノートテイキング: テキストと一緒に図面、記号、アイコンを組み込むと、視覚的に表現しやすくなり、記憶力が向上します。
2。ペンと紙とデジタル
研究によると、手書きのメモを取ることで、概念情報の長期保存が向上することが示されています。議事録を手作業で書き留める場合、個人は議論の本質的な側面に集中する傾向があります。なぜなら、すべての詳細を一語一句記録するのは現実的ではないからです。さらに、ラップトップの使用を控えると、マルチタスク行動を思いとどまらせ、会議へのエンゲージメントを高めることができます。
3。キーポイントをキャプチャ
議事録を一語一語書き写そうとすると、非常に疲れ果ててしまいます。会議には広範囲にわたる対話が必要ですが、後でメモを確認する人にとってすべての単語が重要なわけではありません。むしろ、重要なアイデア、議論のポイント、その結果としての意思決定、アクションを把握し、タスクに優先順位を付けることに集中しましょう。
4。メモを整理する
議事録テンプレートまたは議事録テンプレートを利用する場合、あらかじめデザインされたフォーマットを活用することで、メモ作成プロセスをスピードアップでき、リアルタイムの準備やフォーマットの必要がなくなります。メモを取る人にかかわらず、標準化された構造が整っていれば、次の会議では統一性が保たれ、チームメンバー全員がどのような情報を予測すべきかを確実に把握できます。
5。ノートテイキングを委任する
会議の主導権を握っている場合、チームメンバーとの話し合いを円滑に進めながらメモを取ることは大変な作業です。重要な会議の先頭に立つ場合は、自分でメモを書くのではなく、その責任をチームメンバーに任せることを検討してください。定期的な会議では、指定されたメモを取る人の役割をチームメンバー間で交代させて、会議室の全員が積極的に議論に参加できるようにしましょう。
6。トランスクリプションソフトウェアを使用して会話を録音する
今日のリモートワーク環境では、詳細な議事録を書くよりも、会議のビデオを録画して共有するほうが便利なことがよくあります。次のようなインテグレーションを活用することで ブルードット、会話を書き起こして、チームメンバーが後で確認できるようにすることができます。ブルードットはその一つです。 最高のAIノート作成アプリ。トランスクリプトにアクセスすると、日常会話や、重要なポイントやアクションアイテムが記載された会議メモをすばやく確認できます。
チーム会議を記録する前に、記録とその使用目的をすべての参加者に通知することが不可欠です。その後、すべてのチームメンバーがアクセスできるように、記録とトランスクリプトの両方を一元管理された場所で共有してください。
7。主要連絡先を追跡する
誰かがフォローアップを必要とする可能性のあるトピックを提起した場合は、その項目の横に必ずその人の名前に注釈を付けてください。これにより、後で参照できるように明確になり、特定のトピックについて関係者と簡単にコミュニケーションをとったり同期したりできるようになります。
さらに、このアプローチは、2人の利害関係者が1つのトピックについて異なる意見を持っている状況でも有益であることがわかります。両方の視点を文書化することで、これらの議論を意思決定プロセスの基礎として活用でき、最終的な行動方針の決定に役立ちます。
8。ノートをライブで共有
リモートで仕事をしている場合、おそらく多くのビデオ会議に出席するでしょう。メモを取りながら画面を共有すると、自分やチームの助けになります。何か見落としがあった場合、チームは会議中にアイデアを出したり提案したりできます。メモを取りながら画面を共有することは、チームメンバーにとって有益であることがわかります。
9。ノートを全員に配布
会議後にチェックインすることで、どのような決定が下されたかを全員が理解できます。誰かが会議を欠席した場合でも、後でメモを読んで追いつくことができます。重要な項目が省略された場合、チームはそれをフォローアップメモに追加できます。ドキュメントを簡単に共有して見つけられるようにし、保存場所と後でアクセスする方法についてチームで計画を立ててください。
会議議事録テンプレート
これらの便利なツールは、会議プロセスを合理化し、すべての集まりが生産的かつ効率的に行われるようにするのに最適です。議事録テンプレートを使えば、議題の設定、重要な議論の要点のアウトライン、アクションアイテムの事前割り当てが簡単にできます。これにより、時間を節約できるだけでなく、会議中も全員が予定通りに進み、全員が同じ認識を持つことができます。
ブルードットのオファーは素晴らしい 無料の会議テンプレートこれにより、会議室で会議の議題を簡単に設定し、重要なディスカッションポイントの概要を説明し、アクションアイテムを割り当てることができます。
さらに、使用する ブルードット会議テンプレート すべての会議で一貫性が保たれるため、過去の議論を簡単に確認し、時間の経過とともに進捗状況を追跡できます。要するに、会議テンプレートは、より少ない労力で会議のゲームを向上させ、より良い成果を達成したいと考えている人にとって、ゲームチェンジャーです。
結論
優れた議事録を取ることは、練習と適切なツールを通して磨くことができるスキルです。上記の手順に従うことで、ノートに各会議の重要なポイントが確実に反映され、フォローアップ、行動、全体的な意思決定がしやすくなります。ただし、最も綿密なメモ取り方法であっても、適切なテクノロジーを使用すれば大幅に強化できます。
Bluedotは、単にテキストをキャプチャするだけでなく、包括的な会議管理ソリューションを提供します。ディスカッションを記録できるだけでなく、 書き写す 非常に正確ですが、簡単に整理したり、トピックやスピーカーごとに分類したり、同僚とリアルタイムで共同作業したりすることもできます。
Bluedotはシームレスなので、これは会議中に誰かが画面を共有している場合に特に役立ちます。 オーディオをキャプチャします そして視覚的な要素もあり、翻訳中に何も失われることがありません。
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よくある質問
議事録と議事録の違いは？
議事録を議事録と間違えないようにしてください。議事録は通常、会議後にすべての出席者に配布され、正式な記録として役立ちますが、議事録は個人的な参考資料として役立ちます。
会議参加者全員の承認を必要とする議事録とは異なり、メモにはそのような手続きは必要ありません。非公式、主観的、創造的な表現を柔軟に行うことができます。共有するか非公開にするかは、すべてメモを取る人に委ねられます。自主性はあなたの手に委ねられています。それらをどのように利用するかを決める自由は、あなた次第です。
両者の主な相違点は、その構造と内容にあります。議事録は特定の形式に従って作成され、出席者数、欠席、所要時間、重要なディスカッションポイント、決定事項などの客観的な詳細が含まれます。一方、メモには自発的な洞察、革新的なアイデア、潜在的なブレークスルーが記録されます。
議事録を取ることの意義とは？
会議を主導する場合でも、参加する場合でも、メモは、全員が明確でアクセスしやすい記録を残して、話し合ったトピックについての記憶をリフレッシュするための非常に貴重なツールとなります。議事録を取ることで、タスクを委任したり、未解決の問題を強調したり、チームの意思決定プロセスを文書化したりできます。メモを欠席者と共有することで、欠席者は見逃した内容にすばやく追いつくことができます。
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