Sellar el trato: cómo dominar los correos electrónicos de seguimiento de las reuniones

Desde resumir los aspectos más destacados hasta asignar tareas, aprende a escribir seguimientos efectivos que mantengan a raya el caos posterior a la reunión.

Así que acabas de tener una reunión muy exitosa, ¡felicidades! Pero, ¿cómo se mantiene el impulso una vez que las cosas (reales o virtuales) se calmen?

Ahí es donde entran en juego los seguimientos de las reuniones. Estos chicos malos y buenos son una herramienta poderosa para resumir las discusiones, asignar tareas y mantener a todos al día.

En este artículo, profundizaremos en los componentes imprescindibles de un correo electrónico de seguimiento de una reunión exitoso, así como en algunas adiciones interesantes que pueden llevar tu juego de comunicación al siguiente nivel.

¿Por qué es tan importante el seguimiento de las reuniones?

Los seguimientos pueden parecer simples complementos para las reuniones eficaces, pero en realidad aportan un gran aporte de productividad. Sigue leyendo para descubrir seis maneras en las que el seguimiento de las reuniones puede aumentar la eficacia de tu equipo y generar resultados como nunca antes.

1. Recapitular y actualizar: ¿Alguna vez has salido de una reunión con la sensación de haber olvidado la mitad de lo que se había discutido? El seguimiento de una reunión es como un curso de actualización, que recuerda a todos los puntos críticos para que nada pase desapercibido.
   Esto será especialmente útil a la hora de planificar un proyecto, ya que te permitirá volver atrás y revisar el contexto en el que se basaron las decisiones que se tomaron al principio y por qué.

2. Garantizar la rendición de cuentas: También conocido como no más, «¡Pero pensé que estabas haciendo eso!» El seguimiento de las reuniones hará que todos rindan cuentas al compartir los próximos pasos y fechas límite, garantizando que todos sepan quién está haciendo qué. Son como el GPS que hace que tu equipo se dirija hacia el mismo destino y garantiza que los objetivos y los plazos se ajusten a los objetivos.
3. Reduzca el tamaño de las reuniones: Los seguimientos exhaustivos le permiten limitar las reuniones solo a quienes necesitan estar presentes. Supongamos que se asignan responsabilidades basándose en la RACI (es decir, se asignan funciones en el proyecto a las personas responsables, responsables, consultadas e informadas). En ese caso, simplemente puede enviar su seguimiento a quienes necesitan estar informados para ahorrarles un tiempo valioso.
4. Aumente la productividad: ¡Un seguimiento eficiente de las reuniones significa que no hay pérdida de tiempo! Cuando todos saben lo que están haciendo, el trabajo avanza sin problemas y nadie se queda confundido o haciendo tonterías.
5. Mantén a todos alineados: Los seguimientos garantizan que incluso aquellos que no pudieron asistir a la reunión estén informados. Es como asegurarse de que todos reciban una copia de la nota para que nadie se la pierda.
6. Haga un buen uso de las notas de la reunión: Ignorar las notas de una reunión es como dejar el reloj inteligente en casa; te pierdes la oportunidad de hacer un seguimiento del progreso y alcanzar tus objetivos. Tomaste esas notas por una razón, así que ponlas en práctica en el seguimiento de tu reunión.
7. Gran oportunidad para reservar su próxima reunión: Si tiene una función orientada al cliente, mantenerse en contacto constante con los clientes es una parte importante del trabajo. Asegúrese de utilizar estos seguimientos como una oportunidad para envía tu enlace de reserva y mantente en contacto con clientes o clientes.

¿Qué debe incluir en el seguimiento de sus reuniones?

Ahora que sabes lo que puede hacer el seguimiento de las reuniones, repasemos mejores prácticas para escribirlos. A continuación, encontrarás algunos elementos imprescindibles para realizar seguimientos impactantes, así como algunos complementos interesantes que puedes incluir según tu criterio.

Imprescindibles 💯

• Resumen de las decisiones clave—Resuma las decisiones importantes tomadas durante la reunión para garantizar que todos estén al día.
  Ejemplo 👉»Tras un debate exhaustivo, el equipo decidió continuar con la opción A para la nueva campaña publicitaria y acordó lanzarla el mes que viene».

• Próximos pasos—Esto es similar a una hoja de ruta para las próximas semanas, en la que se detallan los pasos a seguir y los hitos futuros.
  Ejemplo 👉»Los próximos pasos implican finalizar el cronograma del proyecto y revisar la asignación de recursos».

• Elementos de acción—Describa claramente las tareas asignadas a cada asistente, incluidas las responsabilidades y los plazos.
  Ejemplo 👉»Sarah creará las diapositivas de la presentación, Tom redactará la propuesta del proyecto y Emily contactará con posibles socios antes del viernes.

• Notas de la reunión—Servirán como un registro completo de su reunión e informarán a todos sobre los puntos esenciales planteados, las preguntas formuladas y cualquier idea notable.
  Ejemplo 👉»Las notas de la sesión de hoy se han compilado y se adjuntan para su consulta. Por favor, revíselas y avíseme si es necesario aclarar o ampliar algo».

💡 Consejo profesional: Ahórrese tiempo y molestias utilizando una herramienta basada en inteligencia artificial como Punto azul para generar automáticamente las notas de las reuniones y enviarlas a tus seguimientos. Una y listo.

Buenos complementos 👏

• Nota personal—Da las gracias e incluye una nota rápida para añadir un toque personal a tu seguimiento.
  Ejemplo 👉»Gracias a todos por la reunión de hoy. ¡Fue genial conocer el plan de entrenamiento de Rita en Ironman!»

• Agenda de la próxima reunión—Si corresponde, añada el plan para su próxima reunión para que las personas puedan contribuir con anticipación.
  Ejemplo 👉»Nuestra próxima reunión de estrategia de marketing está programada para el martes a las 10:00 a.m. He adjuntado la agenda por si alguien tiene algún comentario».

• Referencias adicionales—Incluya todos los documentos, enlaces o recursos relevantes discutidos durante la reunión.
  Ejemplo 👉»Se adjuntan las diapositivas de la presentación de hoy y un enlace al informe de investigación de mercado para obtener más información.».

💡 Consejo profesional: ¿Le preocupa que el envío de seguimientos lleve mucho tiempo? Prueba una herramienta de programación en línea (como Puedes reservarme) para enviar automáticamente seguimientos personalizados a todos los asistentes.

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Maximice el impacto de su reunión con seguimientos

❌ Sin los seguimientos de las reuniones, su equipo estará confundido, desorganizado y correrá el riesgo de perder de vista los objetivos y plazos importantes.

✅ Con el seguimiento de las reuniones, su equipo estará informado, alineado y capacitado para abordar las tareas con claridad y confianza.

Desde resumir los aspectos más destacados hasta asignar tareas, el seguimiento de las reuniones no solo mantendrá el impulso después de cada reunión, sino que también fomentará una cultura de colaboración y responsabilidad que hará que su equipo funcione a toda máquina.

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Psst... si necesitas más orientación, consulta estas 15 plantillas de correo electrónico de seguimiento de reuniones para inspirar a los tuyos.