Tener una plantilla de reuniones individuales significa que los gerentes y los empleados pueden tener conversaciones estructuradas y significativas. Una buena plantilla brinda una visión perfecta de los momentos clave, como la retroalimentación, el desempeño del equipo, el desarrollo profesional, el desempeño de los empleados, los objetivos personales y los puntos débiles más comunes, como las expectativas poco claras o los temas de conversación.
Al tener reuniones individuales, puedes crear una comunicación abierta y resolver problemas relacionados con reuniones improductivas o desajustes con un subordinado directo. Sigue leyendo para descubrir herramientas y consejos para crear una plantilla excepcional para una sola reunión que impulse el aumento de la productividad de los empleados, genere valor a largo plazo y mejore las relaciones entre los equipos y las personas.
¿Qué es una reunión individual?
Una reunión individual con una agenda establecida y una reunión o conversación recurrente entre un miembro o empleado subordinado directo y un gerente. Se diferencian de las reuniones generales de equipo, ya que se centran en los desafíos, las metas profesionales y las aspiraciones de la persona en un entorno privado. También analizarán los KPI (indicadores clave de rendimiento) de los miembros del equipo que se ajustarán a sus objetivos. Las reuniones individuales impulsan y mejoran la cultura y la dinámica del equipo, el compromiso de los empleados y el desarrollo y el crecimiento de los empleados al hablar sobre los comentarios, las aspiraciones profesionales de los empleados y los objetivos personales.
Tipos de plantillas de reuniones individuales
Establecimiento y planificación de objetivos de OKR
Esta reunión trata de alinear las metas y objetivos de un empleado con la organización de la empresa. A menudo se usa para establecer resultados claros que sean mensurables y garantizar que los gerentes y los empleados sepan siempre cuáles son sus responsabilidades. Estas reuniones tienen como objetivo aclarar las expectativas, hacer que las personas rindan cuentas, debatir temas, alentar a los empleados a intercambiar comentarios y hacer un seguimiento del progreso.
Reunión de crecimiento profesional
Estas reuniones tienen como objetivo ayudar a los empleados a crecer al hablar sobre sus metas y aspiraciones. Ayudan a identificar las brechas en sus habilidades y a explorar oportunidades de crecimiento y avance profesional. Son perfectos para planificar trayectorias profesionales a largo plazo, oportunidades y necesidades inmediatas de desarrollo profesional y elaborar un plan de acción.
Reunión de incorporación y formación
Las reuniones de incorporación ayudan a los nuevos miembros del equipo a familiarizarse con la empresa y el nuevo equipo al que se unirán. Estas reuniones tienen como objetivo comprender el puesto, abordar las preguntas y revisar el programa de capacitación. Estas reuniones tienen como objetivo establecer la pauta para el compromiso y la productividad de todo el equipo de nuevos empleados durante las primeras semanas.
Reunión de intercambio de ideas
Las reuniones de intercambio de ideas son el lugar para reunirse y proponer nuevas ideas y pensamientos. Estas reuniones tienen como objetivo fomentar la conversación abierta y la colaboración para encontrar soluciones para nuevos proyectos o tareas entre dos personas.
Reunión sobre el bienestar de los empleados
Estas reuniones tienen que ver con el bienestar profesional y personal de un empleado. Esta es la forma en que un gerente controla la carga de trabajo de un empleado para equilibrar los niveles de estrés y la satisfacción laboral general. Son un espacio privado para que los empleados se desahoguen y un espacio para que los gerentes validen, tranquilicen y brinden comentarios sobre el desempeño.
Reunión sin nivel
Estas reuniones son para que los líderes sénior tengan una conversación completa con un empleado de dos niveles más abajo en un espacio dedicado, sin pasar por alto a los gerentes inmediatos. Son para que los gerentes productivos recopilen comentarios constructivos y sin filtrar, establezcan relaciones y comprendan la dinámica de los equipos en todos los niveles de la organización, e incluso pueden incluir hablar sobre la filosofía de compensación de la empresa.
Reunión de resolución de problemas
Estas reuniones son para abordar un desafío específico al que se enfrenta un equipo o empleado. Su objetivo es analizar posibles soluciones, identificar problemas y decidir el camino a seguir. Estos Las plantillas de reuniones individuales funcionan bien para los ingenieros de software. Las reuniones de resolución de problemas promueven la resolución proactiva de conflictos, el respeto mutuo y el trabajo en equipo en los informes de estado.
Cómo usar la plantilla de reuniones individuales
Paso 1. Organiza una reunión individual
Empieza por crear una plantilla de reunión individual que sea relevante para lo que discutirás en una reunión. Deberías incluir:
- Desarrollo profesional, que incluirá sus aspiraciones y objetivos.
- Revisa las tareas y los proyectos de la semana anterior y comprueba su estado actual.
- Tome notas e identifique los desafíos, dé su opinión y establezca metas y expectativas para la próxima reunión.
Paso 2. Haz el uno a uno
Durante la reunión:
- Encuentre un espacio tranquilo, ya sea virtual o presencial, y decida un horario que funcione para que ambas partes sean privadas.
- Escuche activamente para mostrar respeto y una comunicación abierta.
- Revise las tareas completadas, los desafíos laborales diarios y los esfuerzos de los empleados.
- Dé su opinión sobre el desempeño, trate de abordar las inquietudes y explore la planificación profesional para el futuro y el desarrollo profesional.
- Utilice esta sesión centrada en la conversación para mostrar un interés genuino en el crecimiento y las aspiraciones personales del empleado.
Paso 3. Resuma y compártalo con el asistente
Tras la última reunión de:
- Resuma los puntos clave, como los temas, las metas y los elementos de acción, para la reunión futura.
- Comparta las notas, los puntos destacados y los resúmenes con los asistentes para que ambos tengan claro lo que se discutió.
- Utilice los comentarios para refinar los comentarios futuros y tener una cultura empresarial más eficaz.
- Planifique reuniones quincenales para asegurarse de que su empleado se sienta valorado cuando haya completado las tareas.
Pautas para reuniones individuales
Una buena plantilla de reuniones individuales siempre tiene un control personal en:
- Revisión de proyectos pasados y recientes
- Hable sobre las actualizaciones de estado de la semana pasada y revise los obstáculos y logros de la reunión anterior.
- Aspiraciones y objetivos profesionales
- Intente explorar las oportunidades de crecimiento para sus empleados, como los objetivos profesionales y las aspiraciones profesionales dentro de la empresa.
- Establezca expectativas y dé su opinión.
- Intercambie comentarios y consejos y aborde cualquier pregunta que necesite aclarar para la próxima reunión.
- Comience con los puntos de la agenda.
- Deje que su empleado comparta sus preocupaciones y temas de debate en un espacio seguro para fomentar una conversación abierta.
Consejos para reuniones individuales
- Concéntrese en sus empleados.
- Dedique la mayor parte del tiempo de la reunión a escuchar a su empleado y a comprender la perspectiva de sus subordinados directos.
- Hable sobre su trabajo diario, sus proyectos actuales y los desafíos a los que se enfrentan en el lugar de trabajo.
- Practica la escucha activa
- Puedes escuchar activamente haciendo preguntas abiertas y manteniendo el contacto visual. No interrumpas cuando estén hablando.
- Demuestre que está interesado en sus comentarios y opiniones.
- Desarrollo de la carrera
- Hable sobre su carrera, sus metas y sus metas a largo plazo.
- Ofrezca oportunidades para mejorar sus habilidades sociales y su desarrollo.
- Da tu opinión
- Comentarios equilibrados sobre sus puntos fuertes, en qué podrían mejorar y cómo pueden mejorar en esas cosas.
- Dé ejemplos de cómo mejorar ciertos obstáculos.
- Fomentar la comunicación abierta
- Sé amable e invita a tus empleados a que vengan a hablar contigo sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal y el compromiso.
- Pide a tus empleados que compartan sus opiniones sobre la carga de trabajo, la dinámica y el desarrollo.
Conclusión
Tener una plantilla personalizada para los gerentes y los miembros del equipo es la mejor manera de abrir la comunicación y construir relaciones entre los dos. Tener un tiempo dedicado y un espacio seguro para compartir tus miedos, sueños y metas. A su vez, el contacto individual puede cerrar la brecha de la falta de comunicación.
Es posible que no siempre puedas tomar notas o resúmenes durante la primera reunión de conversación individual, ya que estás intentando construir una relación sólida con tus empleados. Ahí es donde Bluedot brilla. Bluedot es la mejor herramienta para usar grabación de reuniones e incluso crear plantillas de reuniones individuales para ayudar con la discusión.
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