Mejores prácticas para obtener el consentimiento para grabar reuniones

La práctica de grabar las reuniones se ha vuelto cada vez más común. Sin embargo, aún debe asegurarse de que sus clientes potenciales se sientan cómodos con eso.

Antes de pulsar el botón de grabación, es fundamental solicitar el consentimiento de todos los participantes. Esto no solo fomenta un sentido de confianza y transparencia entre los asistentes, sino que también es una forma ética de actuar. Además, dependiendo de tu ubicación y las leyes aplicables, obtener un permiso explícito puede ser un requisito legal.

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Pedir permiso antes de grabar

Para que el proceso de grabación sea fluido y respetuoso, te recomendamos esperar hasta que hayas obtenido el consentimiento de todos para grabar. Esto garantiza la transparencia y se ajusta a las normas de privacidad, como el RGPD.

Estos son algunos ejemplos de cómo puedes solicitar permiso:

• «Me gusta grabar mis reuniones para poder concentrarme en nuestra conversación en lugar de tomar notas. ¿Te parece bien?»
• «¿Estaría bien si grabara esta sesión para que alguien pueda consultarla más adelante?»
• «¿Está bien si empiezo a grabar? Me ayudará a conservar toda la información importante que hemos discutido»
• «Me gustaría grabar la reunión para fines de aprendizaje. ¿Está bien para ti?»
• «Antes de empezar, quiero confirmar que puedo grabar nuestra conversación. ¿Puedo continuar con la grabación?»

Respetar las preferencias

Es importante tener en cuenta el nivel de comodidad de todos. Después de solicitar el permiso, tómate un momento para confirmar cualquier respuesta. Si alguien duda o se opone a la grabación, respete su preferencia y continúe sin grabar. Recuerde, obtener consentimiento total es crucial.

Si alguien expresa que no le gusta que le graben, puede responder mediante una de las dos opciones que aparecen a continuación.

Opción 1: reconocer y ofrecer alternativas

• «Por supuesto, entiendo y respeto tu preferencia. ¿Prefieres que tome notas detalladas y las comparta con todos después de la reunión?»
• «¡No hay problema en absoluto! La grabación es principalmente de referencia, y sin duda podemos continuar sin ella. ¿Seguiría interesado en recibir un resumen de los puntos clave discutidos?»
• «Gracias por hacérmelo saber. Es importante crear un entorno cómodo e inclusivo».

Opción 2: explicar la flexibilidad y reiterar los beneficios

• «¡No hay problema en absoluto! La grabación es principalmente de referencia, y sin duda podemos continuar sin ella. ¿Seguiría interesado en recibir un resumen de los puntos clave discutidos?»

Indicaciones de grabación de una reunión

Además de solicitar permiso verbalmente, considere estos pasos adicionales para informar a los participantes de que se está grabando una reunión:

• Mensaje de chat de reunión: Publica una notificación clara en el chat de la reunión al principio indicando que la sesión se está grabando. (añadir imagen)
• Herramientas automatizadas: Explore herramientas como Bluedot que pueden automatizar el proceso de envío de notificaciones de grabación dentro de la plataforma que elija.

Estas medidas crean un entorno transparente y brindan más garantías a los participantes sobre su conocimiento de la grabación.

Consentimiento después de que comience la grabación

Para asegurarnos, recomendamos aclarar que la reunión se graba por segunda vez. De esta forma, tienes una protección total, ya que queda claramente registrado que has pedido permiso. Puedes usar estos ejemplos:

• «Muy bien, solo un recordatorio de que la reunión se está grabando y deberías ver la notificación en el cuadro de chat. Tras la reunión, recibirás un correo electrónico con un resumen y la grabación».
• «Excelente, la grabación ha empezado. ¿Podría confirmar que se siente cómodo con esto?»
• «¡Fantástico! La grabación está en marcha y agradezco su confirmación. Vamos a continuar».

Compartir grabaciones después de la reunión

Una vez finalizada la reunión, plataformas como Bluedot pueden compartir automáticamente la grabación y el resumen de la reunión con los participantes. Para compartir resúmenes de forma continua, simplemente selecciona «compartir siempre» y se hará de forma predeterminada.

Una vez que se comparta la reunión, todos los participantes recibirán un correo electrónico con un resumen, las medidas a tomar y un enlace al vídeo en sí.

Al abrir el enlace, los participantes encontrarán una transcripción, un vídeo y un resumen generado por la IA con elementos de acción.