Cómo iniciar una reunión de equipo en 2024

Iniciar una reunión de Microsoft Teams es sencillo y versátil: puedes iniciarla desde tu calendario, un canal, un chat grupal o de forma instantánea. Esta guía explica cada método y te ayuda a elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

Al explorar nuestra guía, aprenderá a iniciar reuniones sin esfuerzo y a mejorar la productividad, garantizando que los detalles importantes se recopilen y organicen para usarlos en el futuro.

3 formas de iniciar una reunión de Microsoft Teams

Estas son tres de las formas más sencillas de iniciar reuniones de Microsoft Teams mediante una convocatoria de reunión de canal, la vista de calendario de Microsoft y un chat grupal.

Reuniones en el canal

1. Equipos abiertos: Haz clic en el botón «Equipos» en el lado izquierdo de la aplicación.
2. Selecciona tu canal: Elige el canal en el que quieres iniciar la reunión.
3. Inicie la reunión del canal: En la pestaña Publicaciones, haz clic en el botón «Reunirse ahora» en la esquina superior derecha.
4. Mantén el contexto: Para iniciar una reunión relacionada con una conversación específica, haz clic en «Responder» debajo de cualquier publicación y, a continuación, selecciona «Reunirse ahora» en el cuadro de redacción.
5. Únase a la reunión: Haga clic en «Unirse ahora» para entrar a la reunión.

Desde la pestaña de tu calendario

1. Abra Microsoft Teams: Haz clic en el botón «Calendario» en la parte izquierda de la aplicación.

2. Iniciar una reunión: Selecciona el botón de videollamada «Reunirse ahora» en la esquina derecha de la parte superior.

3. Configure la reunión: Cambie el nombre de la reunión según sea necesario. Si quieres compartir el enlace, haz clic en «Obtener un enlace para compartir».

4. Ajustar la configuración: Si creas un enlace, haz clic en «Configurar las opciones de la reunión» para modificar la configuración.

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5. Únase a la reunión: Cuando estés listo, haz clic en «Iniciar» para abrir la pantalla previamente unida. A continuación, selecciona «Únete ahora» para empezar o copia el enlace para invitar a personas.

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Desde un chat de reunión grupal

Iniciar una reunión instantánea en un chat de reunión de Microsoft Teams te permite conectarte rápidamente con los miembros sin molestar ni llamar accidentalmente a otros. Estas reuniones también guardan los mensajes y las grabaciones de forma ordenada en un solo lugar.

A continuación, te explicamos cómo iniciar una reunión instantánea desde un chat grupal:

1. Abre el chat: Empieza por abrir el chat grupal en el que quieres iniciar la reunión.
2. Comience la reunión: Haz clic en «Reunirse ahora» en la sección superior del chat.
3. Notifique a los demás: Cuando comience la reunión, los demás miembros del grupo verán una notificación en la lista de chat.
4. Únase a la reunión: Pueden entrar en el chat grupal y hacer clic en «Unirse» para participar.
5. Ver participantes: Haga clic en el indicador de tiempo en tiempo real situado en la parte superior del chat para ver quién está actualmente en la reunión.
6. Llama a otros: Para avisar a otros usuarios del chat acerca de la reunión:
   • Haz clic en «Llamar a otros para que se unan».
   • Para llamar a los participantes individuales del chat, haz clic en sus nombres y haz clic en «Llamar».
   • Para avisar a todos los que aún no están en la reunión, haga clic en «Llamar a todos».
7. Abandone la reunión: Cuando hayas terminado, haz clic en «Salir» en tu ventana para salir de la reunión.

Consejos para iniciar reuniones de Microsoft Teams

Estos son algunos consejos prácticos para iniciar una reunión de Microsoft Teams:

• Usa un asistente de programación: Al seleccionar programar una reunión en Microsoft Teams, aprovecha el asistente de programación para encontrar la mejor hora que funcione para todos. Esta herramienta es especialmente útil cuando envías una invitación de Teams a través del calendario de Outlook, ya que ayuda a evitar conflictos de programación con solo unos pocos clics.
• Optimizar los controles: Una vez que comience la reunión, familiarícese con los controles. Estas opciones le permiten gestionar y añadir participantes, compartir la pantalla y acceder a otras funciones esenciales, lo que garantiza una experiencia de conferencia fluida y productiva.
• Considera la posibilidad de realizar una teleconferencia recurrente: Si tienes actualizaciones o controles periódicos con el equipo, la organización de una reunión periódica puede ahorrar tiempo y garantizar la coherencia. Solo tienes que seleccionar «Nueva invitación» en el menú desplegable y ajustar la frecuencia según tus necesidades.
• Enviar una invitación: Cuando necesite seleccionar participantes y programar una reunión, enviar una invitación a la reunión es sencillo. Usa el formulario de programación para asegurarte de que todos estén disponibles y tu llamada se programará en poco tiempo.

Conclusión

Puedes iniciar una reunión de Microsoft Teams de varias maneras, ya sea programándola desde tu calendario, iniciándola desde un canal o un chat grupal o iniciando una reunión instantánea. Cada método garantiza que puedas conectarte con tu equipo de forma eficaz y adaptarte a los nuevos escenarios de reunión.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo compartir el enlace de la reunión con otras personas?

Al iniciar una reunión desde su calendario, puede hacer clic en «Obtener un enlace para compartir» para obtener una URL. Luego, este enlace se puede copiar y pegar en correos electrónicos o mensajes para compartirlo con otros asistentes y otras personas. En el caso de las reuniones iniciadas en un canal o chat grupal, el enlace de la reunión está disponible automáticamente para todos los miembros de ese canal o chat. También puedes copiar el enlace de los detalles de la reunión si necesitas compartirlo fuera de Teams.

¿Puedo ajustar las opciones de reunión antes de iniciar una reunión de Teams?

Sí, puede ajustar las opciones de reunión antes de iniciar una reunión. Si eliges «Obtener un enlace para compartir» en el calendario, tienes la opción de hacer clic en «Configurar las opciones de la reunión». Esto te permite modificar los ajustes, como los controles de las reuniones, por ejemplo, quién puede hacer una presentación, si los participantes pueden saltarse el lobby y otras preferencias.

¿Qué debo hacer si tengo problemas para iniciar una reunión?

Si tiene problemas al iniciar una nueva reunión, compruebe primero su conexión a Internet para asegurarse de que es estable. Asegúrese de que Microsoft Teams esté actualizado a la versión más reciente, ya que un software desactualizado puede provocar problemas. Compruebe que dispone de los permisos necesarios para iniciar las reuniones. Si los problemas persisten, intenta reiniciar la aplicación Teams o el navegador.