Cuando se trabaja de forma remota, puede resultar difícil concentrarse durante las reuniones debido a la multitarea y a las interrupciones, como el tráfico ruidoso, el ruido de fondo de los miembros de la familia o las mascotas y las interrupciones inesperadas.
Tener listas las grabaciones de las reuniones y las llamadas para revisarlas más adelante puede ayudarlo a superar estos desafíos y mantenerse al tanto de las discusiones importantes. De esta forma, puedes revisar puntos importantes que quizás hayas pasado por alto antes y asegurarte de capturar todos los detalles esenciales.
Sin embargo, la grabación de llamadas está sujeta a leyes estrictas, y el incumplimiento de estas normas puede tener graves consecuencias para su empresa.
En esta entrada del blog, analizaremos todo lo que necesita saber sobre las leyes de grabación de llamadas para garantizar que su empresa las cumpla y evitar problemas legales.
Cuándo no grabar una reunión
Es importante tener en cuenta ciertos factores antes de grabar llamadas o reuniones en las que participen otras personas.
Las leyes de grabación de reuniones varían de un país a otro. Algunos países exigen el consentimiento de todos los participantes de la reunión, mientras que otros solo necesitan la aprobación de una persona. Es importante cumplir con las leyes de grabación del país en el que te encuentres.
Otros ejemplos incluyen:
- Conversaciones con información sensible o confidencial
- Reuniones con temas delicados o inapropiados
- Restricciones legales que prohíben la grabación de reuniones
Las reuniones en las que se intercambian comentarios, como las evaluaciones de desempeño o aquellas entre pacientes y profesionales de la salud controlados por la HIPAA, deben mantenerse confidenciales.
Es importante obtener el consentimiento de todos los participantes para grabar estas reuniones. Además, debe asegurarse de que la grabación solo sea accesible para los participantes en el debate y no se comparta con nadie más.
Introducción a la ley de grabación de llamadas
Existen leyes de grabación de llamadas para salvaguardar la privacidad y mantener la confianza, pero ¿qué implican exactamente?
Profundizaremos en las leyes de grabación de llamadas de varios países y sus disposiciones específicas. Sin embargo, el principio fundamental es relativamente sencillo: obtener siempre el consentimiento antes de grabar.
Pedir el consentimiento de todos antes de iniciar el proceso de grabación va más allá de ser cortés; a menudo es la única forma de cumplir con la legislación pertinente.
Solicitud de permiso para grabar reuniones y llamadas
Este es un desglose de lo que implica solicitar el consentimiento o el permiso para grabar:
- Informe a todos los participantes antes de grabar la reunión o la llamada. Esta transparencia garantiza que todos estén al tanto del proceso de grabación.
- Busque el acuerdo expreso de todas las partes involucradas. Puede ser un consentimiento activo o pasivo. El consentimiento activo implica hacer saber a todos que la reunión o la llamada se grabará y solicitar un acuerdo explícito. El consentimiento pasivo se obtiene cuando los participantes están informados y no se oponen a la grabación.
- Explica por qué quieres grabar la reunión o la llamada. Los participantes deben entender el propósito de la grabación, ya sea para la documentación, la capacitación o el control de calidad.
- Considera lo delicado de la discusión. Si el tema es discreto o privado, obtener el consentimiento explícito se vuelve aún más importante para mostrar respeto por la privacidad de los participantes.
- Ofrezca a los participantes la opción de rechazar la grabación de la sesión. Comunique que la participación es voluntaria y que pueden excluirse sin ninguna consecuencia.
Estos pasos garantizan que el proceso de grabación sea transparente, respetuoso y cumpla con las normas de privacidad.
Leyes de grabación de llamadas en EE. UU.
La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) regula la grabación de llamadas en los Estados Unidos. Cubre la transferencia de la voz humana desde el origen hasta la recepción a través de la comunicación electrónica, incluidas las llamadas telefónicas y las videoconferencias.
Sin embargo, las leyes de consentimiento de EE. UU. varían según el estado y están sujetas a cambios.
Por lo tanto, antes de empezar a grabar cualquier reunión telefónica, debe familiarizarse a fondo con las normas y reglamentos que rigen su estado específico para lograr el cumplimiento.
Estados de consentimiento de una sola parte
El consentimiento de una parte significa que la grabación de una discusión es legal siempre que una de las partes dé su consentimiento. Treinta y ocho estados y el Distrito de Columbia han adoptado el consentimiento de una sola parte, incluidos los siguientes:
- Alabama
- Alaska
- Arizona
- Arkansas
- DISTRICT OF COLUMBIA
- Georgia
- Hawai
- Idaho
- Indiana
- Iowa
- Kansas
- Kentucky
- Luisiana
- Maine
- Michigan
- Minnesota
- Mississippi
- Misuri
- Nebraska
- Nueva Jersey
- Nuevo México
- Nueva York
- Carolina del Norte
- Carolina del Sur
- Dakota del Norte
- Dakota del Sur
- Ohio
- Oklahoma
- Rhode Island
- Tennessee
- Texas, Utah
- Virginia
- Virginia Occidental
- Wisconsin y
- Wyoming.
En resumen, si se encuentra en un estado de consentimiento de una sola parte, grabar conversaciones sin permiso de otros participantes es legalmente aceptable siempre y cuando seas uno de los participantes.
Estados de consentimiento bipartito (consentimiento de todos los partidos)
En los estados donde se requiere el consentimiento de ambas partes (todas las partes), todos los participantes deben dar su permiso explícito, ya sea por medios de audio o visuales, antes de grabar la llamada.
Trece estados siguen la regla de consentimiento bipartidista, incluidos California, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Oregón, Nevada, New Hampshire, Pensilvania y Washington.
Estados con consentimiento mixto
Cuando se trata de reglas de grabación a través de las fronteras estatales, es mejor seguir las leyes más estrictas para garantizar su cumplimiento.
Cuando se habla de estados con leyes de consentimiento mixto, hay matices específicos que debe tener en cuenta para el cumplimiento en esos estados en particular.
Por ejemplo, Vermont no tiene una ley que regule las grabaciones de llamadas, mientras que Hawai, a pesar de ser un estado de consentimiento unipartidista, requiere el consentimiento de ambas partes (consentimiento bipartidista) si el dispositivo de grabación está instalado de forma privada.
Curiosamente, Oregón requiere el consentimiento de dos partes para las conversaciones en persona, pero solo el consentimiento de una parte para las comunicaciones electrónicas. Connecticut sigue el patrón opuesto, ya que exige el consentimiento de las dos partes para las comunicaciones electrónicas y el consentimiento de una sola parte para las conversaciones en persona.
Si quieres grabar las llamadas de una reunión, el consentimiento es importante. Tiene un peso significativo en las conversaciones con una expectativa razonable de privacidad, ya sea implícita o explícita, según las regulaciones estatales.
El primer paso antes de grabar una llamada es investigar las leyes y reglamentos de grabación de llamadas de su estado, ya que pueden aplicarse reglas especiales.
Leyes de grabación de llamadas en la Unión Europea (UE)
La Unión Europea tiene algunas de las leyes de protección de datos más estrictas del mundo. Por lo tanto, si su empresa opera en países miembros de la UE o presta servicios a clientes de la UE, es obligatorio cumplir con las regulaciones descritas en el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea.
Según el GDPR, todas las partes involucradas en una llamada o reunión deben dar su consentimiento explícito antes de iniciar la grabación. Esta regulación se parece mucho al enfoque de los estados de consentimiento bipartidista en los EE. UU.
Según el RGPD, las razones aceptables para grabar las reuniones incluyen las siguientes:
- Grabar la conversación es vital para cumplir un acuerdo contractual entre las partes involucradas.
- La grabación se realiza para cumplir con los requisitos legales
- La grabación es necesaria para salvaguardar los intereses de una o más partes involucradas
- La grabación se considera de interés público o está autorizada por una entidad oficial
- La grabadora solo puede grabar llamadas si sus intereses no superan a los de las otras partes involucradas.
Leyes de grabación de llamadas en Canadá
Según la sección 183.1 del Código Penal canadiense, es legal grabar una llamada si al menos una persona que participa en la conversación da su consentimiento.
Grabar una llamada y usarla como evidencia en una disputa es aceptable. De acuerdo con la regla de consentimiento de una sola parte, está permitido si una de las personas involucradas en la conversación acepta la grabación. En términos más sencillos, si eres parte de la conversación y das tu consentimiento para que se grabe, tienes derecho a grabarla.
En Canadá, hay un debate en curso sobre si es moralmente correcto o no informar a la otra parte sobre la grabación durante la llamada. Sin embargo, vale la pena señalar que no es obligatorio hacerlo desde un punto de vista legal. Algunas profesiones, como la abogacía, pueden tener reglas específicas para grabar las llamadas de los clientes sin obtener permiso.
Las empresas que se dedican a la venta deben obtener el consentimiento del cliente. Las oficinas gubernamentales también deben informar a las personas que llaman sobre las grabaciones de las llamadas para controlar la calidad. Las empresas también están sujetas a la Ley de Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos (PIPEDA) u otras leyes provinciales.
Por ejemplo, cuando contactas con una aerolínea, es posible que te informen que están grabando la llamada con fines de monitoreo y capacitación. En tales situaciones, puedes grabar la conversación según tus necesidades, ya que ya te están grabando.
Leyes de grabación de llamadas en Australia
Las leyes que regulan las prácticas de grabación de llamadas difieren entre los estados australianos. Es crucial revisar las leyes específicas de tu estado, aunque hay una legislación federal primaria (más información al respecto más adelante).
Por ejemplo, si se encuentra en Nueva Gales del Sur (Australia), es importante saber que la Ley de Dispositivos de Vigilancia de 2007 se aplica en esa región. Esta ley declara ilegal el uso intencional de un dispositivo de escucha para grabar una conversación sin el consentimiento de todas las partes.
Es obligatorio en todos los estados de Australia, excepto en Queensland, obtener algún tipo de consentimiento antes de grabar las llamadas. Incluso cuando no se requiere el consentimiento explícito, las estrictas normas sobre el uso y la divulgación de las grabaciones protegen la privacidad individual.
La Ley de Interceptación y Acceso a las Telecomunicaciones de 1979 (Ley TIA) es una ley federal que declara ilegal escuchar o grabar una conversación sin el consentimiento de una o ambas partes.
De acuerdo con la Ley de Interceptación y Acceso a las Telecomunicaciones, todas las partes (incluidos los clientes, los clientes y los colegas) deben estar informadas sobre la posibilidad de que se escuchen sus grabaciones y dar su consentimiento para tales fines.
En Australia, la mayoría de los estados se adhieren a la regla de consentimiento bipartidista para grabar llamadas.
Leyes de grabación de llamadas en Sudáfrica
En Sudáfrica, la grabación de las comunicaciones se rige por la Ley de Regulación de la Interceptación de las Comunicaciones y el Suministro de Información Relacionada con las Comunicaciones de 2002, también conocida como RICA. La ley estipula que las personas deben obtener el consentimiento antes de grabar cualquier conversación.
Sin embargo, hay excepciones descritas en la Sección 4 de la Ley:
- Si participa en la conversación
- Si obtuvo el consentimiento por escrito de al menos una de las partes involucradas
- Si la conversación se refiere a sus actividades comerciales o tiene lugar durante su horario laboral
En Sudáfrica, hay una diferencia entre monitoreo de terceros, que implica la grabación de una conversación por parte de alguien que no participa (por ejemplo, escuchas o escuchas telefónicas), y monitoreo de participantes, que implica la grabación de una conversación cuando eres una de las partes implicadas, por ejemplo, en una reunión en línea.
Esto significa que grabar una conversación no equivale a escuchar a escondidas y no está bajo el control de terceros, lo que se considera ilegal.
En Sudáfrica, la grabación de conversaciones es legal si eres uno de los participantes (consentimiento de una sola parte).
Cómo garantiza Bluedot el cumplimiento de las leyes de grabación de llamadas
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Bluedot es nuestro Grabadora de reuniones con tecnología de inteligencia artificial. Nuestra integración con Google Meet facilita la grabación, la transcripción y el resumen de las videoconferencias con gran precisión. Emplea la inteligencia artificial para crear notas de sesión que puedes compartir en Slack, Notion o el CRM que elijas.
Bluedot no requiere acceso al calendario ni un bot independiente para las grabaciones de las reuniones.
En BlueDothQ, nos tomamos muy en serio la protección de sus datos. Nuestra plataforma cumple totalmente con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Significa que nos adherimos a las más altas técnicas de cifrado y almacenamiento seguro de datos exigidas por las leyes de protección de datos de la UE.
También protegemos los datos de sus reuniones contra acceso no autorizado o interferencia de terceros, lo que le brinda confianza en nuestra capacidad de mantener segura su información laboral y personal.
Si se encuentra en un país que exige el consentimiento de las dos partes para grabar una conversación, debe notificárselo a los demás participantes antes de grabar. Bluedot puede ayudarte a cumplir con las leyes de grabación de llamadas y a agilizar el proceso de obtención del consentimiento con su función de notificación sencilla.
Antes de iniciar la grabación de una llamada, puede activar las notificaciones para todos los participantes. Recibirán un mensaje en el chat de Google Meet en el que se les indica que la reunión se está grabando y transcribiendo para tomar notas.
Eso es todo: todo se hace en segundos.
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Recursos adicionales:
- Cómo unirse a un Google Meet
- ¿A dónde van las grabaciones de Google Meet?
- Cómo grabar una reunión de Google Meet
Resumen
Navegar por el panorama legal de la grabación de conversaciones puede ser complicado, pero es esencial hacerlo para cumplir con la ley.
Dado que las leyes de grabación de llamadas varían según las diferentes regiones, es crucial conocer las reglas antes de pulsar el botón de grabación. En esta guía, abordamos los matices de las leyes de EE. UU. y Europa y las normativas específicas de Canadá, Australia y Sudáfrica para mantenerte al día. Si quieres grabar tus conversaciones de forma segura, puedes instalar Bluedot's extensión gratuita de Chrome. Nuestro asistente de reuniones con tecnología de inteligencia artificial lo ayuda a cumplir con las normas y, al mismo tiempo, a capturar los momentos más importantes.
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PREGUNTAS MÁS FRECUENTES
Vamos a responder algunas preguntas frecuentes sobre las leyes de grabación de llamadas.
¿A qué se arriesga al violar las leyes de grabación de llamadas?
Es crucial cumplir con las leyes de grabación de llamadas para evitar consecuencias graves, como procedimientos legales y sanciones financieras. En varias jurisdicciones, grabar conversaciones sin obtener el debido consentimiento de una o dos partes se considera un delito penal.
El incumplimiento de estas leyes puede dar lugar a acciones legales contra empresas e individuos, lo que conlleva multas y otras repercusiones.
Por lo tanto, es esencial tener una comprensión clara de las leyes de grabación de llamadas de su país y cumplirlas para evitar cualquier riesgo potencial.
¿En qué países se puede grabar sin consentimiento?
Las normas sobre la grabación de conversaciones sin consentimiento pueden variar de un país a otro. En algunos lugares, como en algunos estados de los Estados Unidos, puedes grabar una conversación siempre que uno de los participantes dé su consentimiento.
Sin embargo, en muchos países, particularmente en la Unión Europea, las leyes estrictas requieren el consentimiento de todas las partes involucradas.
Para evitar cualquier problema legal, consulta siempre las regulaciones específicas del país en el que te encuentras antes de grabar cualquier conversación.
¿Cuáles son los requisitos del RGPD para la grabación de llamadas?
Si grabas una llamada en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que rige la protección de datos en la Unión Europea, debes seguir normas estrictas.
Según el RGPD, debes tener un motivo válido para grabar una llamada, obtener el consentimiento explícito de todas las partes involucradas e informarles del propósito de la grabación.
Puedes grabar una llamada si es necesario para cumplir un contrato, cumplir obligaciones legales, proteger intereses, actuar en beneficio del público o perseguir intereses legítimos, siempre y cuando no prevalezcan sobre los intereses de otras partes.
Cumplir con los requisitos del RGPD es extremadamente importante para las empresas que operan en los estados de la UE o tratan con clientes de la UE.
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